Bài viết giới thiệu về các dữ liệu trong excel với nội dung: nhập liệu, hiệu chỉnh, định dạng, tìm, thay thế, sắp xếp và lọc dữ liệu.
1- Nhập liệu, hiệu chỉnh
Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, … các đối tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.
a. Nhập liệu.
Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm
B1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu
B2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn cần
B3. Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc.
Lưu ý:
* Khi nhập các con số mà các con số này không cần tính toán thì bạn nên định dạng ô là Text trước khi nhập (Home -> nhóm Number -> chọn Text từ danh sách).
* Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel -> Regional and Language Options.
* Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007. Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+;>. Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+#>.
* Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu không Excel tự hiểu là AM. Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ <Ctrl+Shift+;>. Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì chọn ô và gõ <Ctrl+Shift+@>. Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn hãy chọn các ô và nhập liệu vào sau đó nhấn <Ctrl+Enter>. Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều sheet, bạn hãy chọn các sheet đó, sau đó chọn các ô trên sheet hiện hành, tiếp theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ chọn các sheet thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets.
Ví dụ nhập các loại dữ liệu
B1. Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn trong ô.
B2. Chọn Insert -> nhóm Text -> chọn Symbol
B3. Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font.
B4. Nhấn nút Insert để chèn.
Ví dụ chèn d vào ô
Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng
Xóa nội dung các ô B1. Chọn một hoặc nhiều ô cần xóa
B2. Nhấn Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung các định dạng của ô vẫn còn). Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home à nhóm Editing -> Clear ( ) và chọn các lệnh:
Muốn nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy chọn ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè.
b. Hiệu chỉnh nội dung các ô
Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:
* Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu
- Sử dụng chức năng AutoFill
Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình.
Danh sách một số Auto Fill có sẵn
Các giá trị khởi đầu |
Chuỗi sau khi mở rộng |
1, 2, 3 |
4, 5, 6 |
9:00 |
10:00, 11:00, 12:00 |
Mon |
Tue, Wed, Thu |
Monday |
Tuesday, Wednesday, Thursday |
Jan |
Feb, Mar, Apr |
Jan, Apr |
Jul, Oct, Jan |
Jan-99, Apr-99 |
Jul-99, Oct-99, Jan-00 |
15-Jan, 15-Apr |
15-Jul, 15-Oct |
1999, 2000 |
2001, 2002, 2003 |
1-Jan, 1-Mar |
1-May, 1-Jul, 1-Sep,... |
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) |
Qtr4, Qtr1, Qtr2,... |
Product 1, On backorder |
Product 2, On backorder, Product 3, On backorder,... |
Text1, textA |
text2, textA, text3, textA,... |
1st Period |
2nd Period, 3rd Period,... |
Product 1 |
Product 2, Product 3,... |
Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm như sau:
B1. Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1
B2. Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp).
B3. Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen.
B4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.
Khi bạn muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các cách sau:
- Sử dụng chức năng Automatic Completion
Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản giống nhau ở các ô được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút Office -> Excel Options -> chọn Tab Advance -> tại Editing options -> Enable AutoComplete for cell values.
- Sử dụng chức năng AutoCorrect
AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng tiếng Anh, ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bước sau:
B1. Chọn nút Office -> Excel Options -> Proofing -> AutoCorrect Options
B2. Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type thì chức năng này mới có tác dụng
B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký)
B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã tốc ký)
B5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sách
Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và gõ nội dung mới vào hai hộp Replace và With, sau đó nhấn nút Replace. Muốn xóa một mục từ trong danh sách thì chọn mục từ đó và nhấn nút Delete.
Minh họa thêm mã tốc ký vn và nguyên văn
2. Định dạng
Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây.
Định dạng văn bản và số
Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home -> nhóm Cells -> Format -> Format Cells…
Giải thích hộp thoại Format Cells
Định dạng |
Mô tả |
Tab Number |
|
Category |
Danh sách các loại định dạng số, giá trị |
Sample |
Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn chọn |
Decimal places |
Tối đa có thể có 30 số sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific. |
Use 1000 Separator (,) |
Chọn ô này nếu muốn có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ…chỉ áp dụng cho dạng Number |
Negative numbers |
Chọn loại định dạng thể hiện cho số âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency. |
Symbol |
Chọn loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting |
Type |
Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom. |
Locale (location) |
Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special. |
|
Tab Alignment |
Text alignment Horizontal |
Có các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa. |
Vertical |
Có các lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiều dọc. Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản. |
Indent |
Thụt đầu các dòng nội dung của ô. |
Orientation |
Chọn các hướng của văn bản trong các ô. |
Degrees |
Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90 độ |
Text control Wrap text |
Nội dung trong ô được xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi tiết phần dưới) |
Shrink to fit |
Giảm kích cở chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột |
Merge cells |
Nối các ô chọn thành một ô (đã trình bày phần trên) |
Right-to-left Text direction |
Xác định trình tự đọc và canh lề |
|
Tab Font |
Font |
Chọn kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri |
Font style |
Chọn kiểu thường, in nghiên, in đậm…của Font chữ, kiểu mặc định là Regular. |
Size |
Kích thước font chữ , từ cở 1 đến 1638 và mặc định là cở chữ 11 point. |
Underline |
Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None. |
Color |
Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự chọn màu) |
Normal font |
Nếu chọn sẽ loại bỏ các định dạng Font khác và trở về dạng bình thường |
Effects Strikethrough |
Có thêm đường gạch ngang văn bản |
Superscript |
Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên |
Subscript |
Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dưới |
Preview |
Xem trước kết quả định dạng bạn vừa chọn |
|
Tab Border |
Line |
Chọn kiểu và kích cở các đường kẻ khung, sau đó chọn các nút bên hộp Border để kẻ |
Presets |
Chọn không kẻ khung, kẽ đường bao và kẽ các đường phân cách giữa các ô |
Color |
Chọn màu cho các đường kẽ |
Border |
Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ các đường bao các ô |
|
Tab Fill |
Background Color |
Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền (xem chi tiết phần dưới). |
More Colors |
Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu. |
Pattern Color |
Các mẫu màu nền |
Pattern Style |
các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước kết quả chọn màu và kiểu mẫu tại Sample |
|
Tab Protection |
Locked |
Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô, chỉ có tác dụng khi sheet được bảo vệ |
Hidden |
Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được bảo vệ (xem phần sau) |
General |
Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi số dài hơn 12 số thì định dạng |
General |
chuyển sang dạng Scientific |
Number |
Dùng để định dạng các con số, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. |
Currency |
Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể chọn dấu phân cách thập phân và định số con số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm. |
Accounting |
Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau. |
Date |
Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel). |
Time |
Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel). |
Percentage |
Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. |
Fraction |
Định dạng này hiển thị con số dưới dạng phân số tùy theo Type bạn chọn. |
Scientific |
Hiển thị con số dưới dạng khoa học ố E+n>. Ví dụ, số 12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số con số sau dấu thập phân. |
Text |
Định dạng nội dung ô giống như những gì nhập vào kể cả các con số. |
Special |
Định dạng các con số dạng mã bưu chính (ZIP Code), số điện thoại, số bảo hiểm … |
Custom |
Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới các định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem phần sau) |
b. Sử dụng Wrap Text
Khi bạn muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text hoặc dùng <Alt+Enter> để xuống dòng tại vị trí mong muốn.
B1. Chọn ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1
B2. Chọn Home -> Alignment -> chọn Wrap Text ( ). Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home -> Cells ->Format ->tại Cells Size chọn AutoFit Row Height
Xoay chữ (Orientation)
B1. Chọn các ô cần xoay chữ A1:D1
B2. Chọn Home à nhóm Alignment -> Orientation -> Angle Counterclockwise
c. Định dạng khung (border)
Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ.
B1. Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18
B2. Chọn Home -> nhóm Cells à-> Format -> Chọn Format Cells
B3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại Color
B4. Chọn Style là nét đậm , sau đó chọn nút Outline tại Preset
B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đó chọn nút Inside tại Preset
B6. Nhấn OK hoàn tất
d. Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect)
B1. Chọn vùng cần tô màu nền B2:E18
B2. Chọn Home -> nhóm Cells -> Format -> Chọn Format Cells
B3. Vào Tab Fill -> Chọn Fill Effects…
B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue)
B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3
B6. Nhấn OK hai lần
Tự động định dạng có điều kiện.
Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết.
Áp định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng
B1. Chọn danh B2:E18
B2. Chọn Home -> nhóm Styles -> chọn Format As Table
B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9
B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận.
Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách
- Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More -> Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do vậy nó có các tính năng của bảng.
- Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range.
Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)
Các mẫu tài liệu dựng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thiết kế sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị,… với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và chế biến các mẫu này.
4. Tìm và thay thế dữ liệu
Thực hiện:
- Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home
- Chọn Find hoặc Replace
- Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm trong mục Find What (nếu bạn chọn Find ở bước trên) hoặc nhập từ muốn tìm trong mục Find What và từ thay thế trong mục Replace with (nếu bạn chọn Replace ở bước trên).
- Kích nút Options để tìm thêm các tùy chọn
5. Sắp xếp và lọc dữ liệu
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn.
Sắp xếp
Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột:
Tùy chỉnh sắp xếp
Lọc dữ liệu
Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc:
Bài viết sau đây chúng tôi xin giới thiệu tới các bạn các phím tắt thông dụng và các thủ
Bài viết sau đây chúng tôi xin giới thiệu tới các bạn các phím tắt thông dụng và các
Bài viết giới thiệu đến các bạn phương pháp định dạng trang và cách in bảng tính trong
Bài viết giới thiệu tới các bạn cách tạo và xử lý đồ thị trong excel 2010.
Bài viết giới thiệu đến các bạn phương pháp khai thác cơ sở dữ liệu trong excel 2010 (
Như các bạn đã biết Excel là phần mềm chuyên về xử lý dữ liệu là chính lên bài viết
Bài viết giới thiệu về các hàm xử lý văn bản và dữ liệu trong excel 2010. Chúng ta hãy
Bài viết giới thiệu về các hàm toán học và hàm lượng giác trong excel 2010. Chúng ta hãy
Bài viết giới thiệu với các bạn về danh mục các hàm quản lý cơ sở dữ liệu và danh
Bài viết giới thiệu về các hàm trong excel 2010 với các hàm cụ thể: hàm thống kê, hàm phân