Bài 4: Thao tác với bảng biểu trong word 2010

Bài viết giới thiệu về các thao tác làm quen, thực hành với bảng biểu trong word 2010

Mục lục

1. Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảng

Tạo bảng

Để tạo một bảng:

- Đặt con trỏ vào trang nơi bạn muốn tạo bảng

- Chọn tab Insert trên vùng Ribbon.

- Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables. Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 4 cách sau:

- Đánh dấu số dòng và cột 

- Chọn Insert Table và nhập số dòng và cột

- Chọn vào Draw Table, tạo bảng bằng cách kích và nhập số dòng và cột

- Chọn Quick Tables và chọn bảng.

Nhập dữ liệu trong một bảng 

Đặt con trỏ vào ô bạn muốn nhập thông tin. Và bắt đầu nhập

Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng

Để chỉnh sửa cấu trúc của bảng:

- Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng.

Trên tab Design, bạn có thể chọn: 

• Table Style Options

• Draw Borders

 

Để định dạng bảng, Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho phép bạn thực hiện:

Xem Gridlines và Các thuộc tính (có trên nhóm Table). 

- Chèn dòng và cột (có trên nhóm Row & Columns).

- Xóa bảng, Dòng và cột (nhóm Rows & Columns).

- Trộn hoặc tách các ô (có trên nhóm Merge).

- Tăng và giảm kích thước ô (có trong nhóm Cell Size).

- Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nhóm Alignment).

2. Định dạng đường viền và nền cho bảng.

Định dạng đường viền cho bảng

Tạo đường viền cho Tables ta làm các bước sau:

- Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools.

- Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders

- Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK

Tô nền cho bảng

Phối hợp màu sắc để tạo nền cho Tables. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

-  Chọn các ô cần tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn Design.

-  Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô đó.

Bạn có thể phối hợp các màu để cho Tables của bạn ấn tượng hơn

3. Chèn công thức toán học vào bảng

Người dùng vẫn nghĩ công cụ Table của Word đơn giản chỉ là trình bày dữ liệu dạng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Excel về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hiện được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng.

Cũng có thể người dùng cho rằng tính toán trong Word còn chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhiên, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của Word là việc khi chỉnh sửa dữ liệu thì máy có khả năng cập nhật kết quả, còn nếu tính bằng tay thì lại phải tính lại và điền lại. Lúc đó thì tính toán bằng tay lại chậm hơn.

Bảng 1. Bảng dữ liệu cần tính toán

Lấy ví dụ cụ thể như ở bảng 1. Để thực hiện bảng dữ liệu trên, người dùng thực hiện qua ba bước: nhập dữ liệu, tính toán và định dạng.

Bước 1. Nhập dữ liệu tất cả các cột, trừ cột Thành tiền

Bước 2. Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá:

Hộp thoại Formula

- Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn lệnh Layout, nhóm Data, chọn Formula (fx)

- Nhập công thức tính theo hai cách tại ô Formula:

+ Tính trực tiếp theo cách dùng địa chỉ theo dòng và cột của Excel. Trong trường hợp cụ thể này, Số lượng là cột D, Đơn giá là cột C, dòng cần tính là dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2

+ Hoặc có thể sử dụng các hàm có trong ô Paste Function ở bên dưới hoặc gõ tên hàm vào. Trong Word có thể sử dụng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) … và có thể sử dụng địa chỉ ô và vùng như Excel. Để tính Thành tiền có thể viết như sau: = Product(left) hoặc = Product(c2:d2)

- Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví dụ: #,##0)

Bước 3. Sao chép xuống các ô bên dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô bên dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dòng.

Bước 4. Tính tổng: kích chuột vào ô cuối cùng của dòng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ô Number Format rồi OK.

Trong quá trình làm việc, nếu dữ liệu tại các cột Số lượng và Đơn giá có điều chỉnh thì chỉ cần bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu mới.

Chú ý: nếu người dùng nhập sai kiểu số liệu hoặc trong bảng có các ô dạng Merge Cells thì có thể kết quả tính toán sẽ không chính xác.

Hộp thoại Formula

- Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng các giá trị ở trên). Bạn phải điền đúng công thức của mỗi hàm.

- Number format: Các định dạng kiểu số

- Paste Function: Các hàm cơ bản:

ABS: Trị tuyệt đối

AND: Hàm và

AVERAGE: Tính trung bình

COUNT: Đếm

IF: Hàm điều kiện

INT: Hàm chia lấy phần nguyên

MAX: Hàm lớn nhất

MIN: Hàm nhỏ nhất

MOD: Hàm chia lấy phần dư

NOT: Hàm phủ định

OR: Hàm hoặc

ROUND: Hàm làm tròn

SUM: Tính tổng

4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại

Chuyển đổi từ Table sang Text:

- Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table

- Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text

- Hiển thị hộp thoại sau:

- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

• Paragrahp marks dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)
• Tabs có khoảng cách phím Tab
• Commas dấu phẩy
• Other dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh

- Nhấn OK

Chuyển đổi từ Text sang Table:

- Chọn dữ liệu muốn chuyển đổi thành Table

- Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table

- Hiển thị hộp thoại sau:

- Chọn tùy chọn thích hợp sau đó nhắp nút OK

- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

• Paragrahp marks : dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)
• Tabs : có khoảng cách phím Tab
• Commas : dấu phẩy
• Other : dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh

---

---