Tin học 88 - chia sẻ kiến thức
ADS

Bài 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

Bài viết sau đây sẽ giúp các bạn làm quen với các hỗ trợ xử lý trong  microsoft word 2010

Mục lục

    1.1 Auto Correct và Macro

    a. Auto Correct

    Để tiết kiệm thời gian khi nhập nội dung cho một văn bản lớn trong đó có lặp lại nhiều lần hay nhiều nhóm từ, bạn có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đó bởi các từ đủ nghĩa mà thông thường các từ này dài hơn.

    Đầu tiên chọn biểu tượng Office 2010trên góc trái của của sổ Word, chọn Options, chọn Proofing, chọn Auto Correct Options

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 auto correct office word 2010

    Hiển thị hộp thoại sau:

    Bài 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 auto correct word 2010

    Correct TWo INitian CApitals: hai ký tự đầu tiên trong một từ được gõ bằng chữ in thì nó sẽ thay chữ in thứ hai bằng chữ thường.

    VD: gõ TWo INitian CApitals sẽ được thay bằng Two Initian Capitals

    Capitalize first letter of sentences : Word nhận biết sau dấu chấm sẽ bắt đầu một câu mới và ký tự đầu câu sẽ được đổi thành chữ in nếu chúng ta gõ bằng chữ thường

    Capitalize name of days : Ký tự đấu tiên của thứ (ngày trong tuần được gõ bằng tiếng Anh) sẽ đổi thành chữ in.

    Correct accidental usage of cAPS LOCK key : khi gõ phím Caps Lock, đèn Caps Lock trên bàn phím sáng, lúc này chúng ta có thể gõ nhầm trạng thái của bàn phím bằng cách giữ phím Shift gõ ký tự đầu tiên của một từ, sau đó nhả phím Shift gõ các ký tự còn lại của từ, sau khi gõ xong từ này Word sẽ đổi từ đã gõ về đúng dạng đồng thời làm tắt luôn đèn caps lock.

    Replace text as you type : tự động gõ từ sai thành từ đúng

    Trong hộp hoại trên, từ sai được liệt kê ở bên cột trái tương ứng với từ đúng ở bên cột phải. Như vậy chỉ khi nào gõ đúng từ sai ở bên trái thì Word sẽ tự động thay thế từ đúng ở bên phải.

    Nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace. Nhập nội dung thay thế cho nội dung viết tắt vào hộp With, sau đó click nút Add để đưa vào danh sách AutoCorrect.

    Thực hiện tuần tự các bước để nhập thêm các từ viết tắt khác.

    Khi thực hiện xong, nhấn OK để thoát khỏi hộp thoại.

    Muốn xoá từ viết tắt nào, bạn click chọn từ trong danh sách và nhấn Delete.

    Muốn sửa đổi, chọn từ trong danh sách và nhập lại vào nội dung trong khung Replace hoặc With.

    Trong khi gõ văn bản, muốn sử dụng AutoCorrect bạn nhập vào từ viết tắt, sau đó nhập thêm dấu phân cách từ (ký tự trắng, dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm hỏi, . . .) để đưa nội dung thay thế tương ứng vào văn bản.

    b. Macro

    Macros là các tính năng tiên tiến, có thể làm tăng tốc độ hiệu chỉnh hay định dạng mà bạn có thể thực thi thường xuyên trong một tài liệu Word. Chúng ghi lại chuỗi các lựa chọn mà bạn chọn để cho một loạt các hành động có thể được hoàn thành trong một bước.

    Ghi một Macro

    Để ghi một Macro:

    Chọn tab View trên vùng Ribbon

    Chọn vào mũi tên phía dưới Macros

    Bài 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 macros office word 2010

    Chọn Record Macro, hộp thoại xuất hiện như sau:

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 record macro office word 2010

    Nhập tên (không chứa dấu cách)

    Chọn vào nơi bạn muốn gán cho một nút (trên Quick Access Toolbar) hay bàn phím (chuỗi các phím)

    Để gán Macro cho một nút trên Quick Access Toolbar:

    - Chọn Button

    - Dưới Customize Quick Access Toolbar, lựa chọn tài liệu mà bạn muốn Macro có sẵn.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    - Dưới lệnh chọn: Chọn Macro mà bạn đang ghi

    - Chọn add

    - Chọn OK để bắt đầu ghi Macro

    - Thực thi các hành động bạn muốn được ghi trong Macro

    - Chọn Macros

    - Chọn vào Stop Recording Macros

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Để gán một nút Macro cho một phím tắt:


    - Ở hôp thoại Record Macro, Chọn Keyboard

    - Trong hộp Press New Shortcut Key, nhập phím tắt mà bạn muốn gán cho nút Macro và Chọn Assign

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010


    - Thực thi các hành động bạn muốn được ghi trong Macro- Chọn Close để bắt đầu ghi Macro

    - Chọn Macros

    - Chọn Stop Recording Macros

    Chạy Macro

    Chạy một Macro phụ thuộc vào nơi nó được thêm vào Quick Access Toolbar hay nếu nó được gán là một phím tắt.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Để chạy một Macro từ Quick Access Toolbar, Chọn vào biểu tượng Macro

    Để chạy một Macro từ phím tắt, chỉ cần ấn các phím mà bạn đã lập trình để chạy Macro.

    1.2. Tạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word.

    1.2.1 Tạo ghi chú

    a. Chèn một ghi chú

    -Chọn đoạn text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài liệu bạn muốn ghi chú.

    -Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn nút New Comment.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 comment

    - Nhập vào ghi chú của bạn trong bong bóng hiển thị ở khung bên cạnh tài liệu.

    b. Xóa ghi chú

    - Để xóa một ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi chú đó, chọn Delete Comment.

    - Để xóa nhanh tất cả ghi chú trong tài liệu, nhấn chuột vào một ghi chú bất kỳ. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Delete và chọn Delete All Comments in Document.

    c. Thay đổi ghi chú

    - Nếu các ghi chú không hiển thị trong tài liệu, bạn nhấn nút Show Markup trong nhóm Tracking của thẻ Review, sau đó đánh dấu chọn Comments.

    - Nhấn chuột vào bên trong một bong bóng có ghi chú cần sửa. Sau đó sửa lại nội dung theo ý bạn.

    d. Thay đổi tên người ghi chú

    Bên cạnh mỗi ghi chú luôn có tên của người sử dụng. Nếu bạn muốn thay đổi tên này, hãy thực hiện như sau:

    - Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn chuột vào mũi tên bên dưới nút Track Changes, sau đó chọn mục Change User Name.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    - Trong hộp thoại xuất hiện, bên dưới mục Personalize..., bạn nhập vào tên của mình, sau đó nhấn OK.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Lưu ý là những ghi chú kể từ bây giờ trở đi mới có tác dụng với tên mới.

    e. In tài liệu kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi

    - Nhấn nút Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đó chọn Print.

    - Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Settings, Print và nhấn OK.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    1.2.2 Bảo vệ tài liệu Word

    Word 2010 hỗ trợ sẵn tính năng đặt password bảo vệ văn bản với tính bảo mật cao.

    Bạn nhấp vào biểu tượng tab File phía trên góc trái > chọn Info > Click Protect Document and

    Click Encrypt with Password > nhấp OK. Xác nhận lại password > nhấn OK.

    Click the File tab, then Click Info.  On the menu to the right Click Protect Document and

    Click Encrypt with Password.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

     Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào. Click OK

     Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Từ bây giờ, mỗi khi mở file văn bản này, Word sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập password. Chỉ người nào biết password mới có thể xem được nội dung của file.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Muốn hủy bỏ, bạn chỉ việc vào hộp thoại Encrypt Document để xóa password bảo vệ.

    1.3 Tìm kiếm, thay thế

    a. Tìm văn bản

    Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm một từ hoặc cụm từ theo cách sau:

    - Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F).

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    - Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, bạn hãy nhập vào đoạn văn bản cần tìm.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    - Để tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, bạn nhấn Find Next. Để tìm tất cả từ hoặc cụm từ cùng một lúc trong văn bản, bạn nhấn Find in, sau đó nhấn Main Document.

    - Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC.

    b. Tìm và thay thế văn bản

    - Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    - Ở mục Find what, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn tìm.

    - Ở mục Replace with, bạn nhập vào đoạn văn bản muốn thay thế.

    - Để tìm đoạn văn bản tiếp theo, bạn nhấn Find Next.

    - Để thay thế đoạn văn bản, bạn nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang đoạn văn bản tiếp theo.

    - Để thay thế tất cả các đoạn văn bản tìm được, bạn nhấn Replace All.

    c. Tìm và tô sáng đoạn văn bản tìm được

    Để dễ dàng nhận biết các cụm từ tìm được, bạn có thể tô sáng nó trên màn hình (không tô sáng khi in ra).

    - Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (Ctrl+F).

    - Trong hộp Find what, nhập văn bản mà bạn muốn tìm.

    - Nhấn Reading Highlight, sau đó chọn Highlight All.

    - Tất cả từ tìm được sẽ được tô sáng. Để tắt tính năng này đi, bạn nhấn Reading Highlight lần nữa, chọn Clear Highlighting.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    d. Tìm và thay thế những định dạng đặc biệt

    - Trong thẻ Home, nhóm Editing, bạn nhấn nút Replace (Ctrl+H).

    - Nhấn nút More nếu bạn không nhìn thấy nút Format.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    - Để tìm kiếm đoạn văn bản với định dạng đặc biệt, bạn hãy nhập đoạn văn đó trong ô Find what. Nếu chỉ để tìm kiếm định dạng, hãy để trống ô này.

    - Nhấn nút Format, sau đó chọn định dạng mà bạn muốn tìm.

    - Nhấn vào ô Replace with, sau đó nhấn Format, chọn định dạng thay thế. Nếu bạn cũng muốn thay thế bằng đoạn văn bản, hãy nhập đoạn text đó vào ô Replace with.

    - Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace để tìm và thay thế các định dạng đặc biệt. Để thay thế toàn bộ, nhấn Replace All.

    e. Tìm và thay thế các dấu đoạn, ngắt trang và các mục khác

    - Trong hộp thoại Find and Replace xuất hiện sau khi nhấn Ctrl+H, bạn nhấn nút More nếu không thấy nút Special.

    - Nhấn vào ô Find what, sau đó nhấn nút Special và chọn một mục cần tìm.

    - Nhập những gì bạn muốn thay thế trong ô Replace with.

    - Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.

    d. Sử dụng ký tự đại diện khi tìm kiếm

    - Bật hộp thoại Find and Replace lên.

    - Nhấn nút More để mở rộng hộp thoại.

    - Đánh dấu kiểm vào ô Use wildcards.

    - Nhập từ cùng những ký tự đại diện vào ô Find what.

    - Nhập những gì bạn muốn thay thế trong ô Replace with.

    - Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.

    Bảng các ký tự đại diện

    Đại diện 

    Nhập

    Ví dụ

    Một ký tự bất kỳ

    ?

    “s?t” tìm “sat” và “set”.

    Một dãy ký tự

    *

    “s*d” tìm “sad” và “started”.

    Bắt đầu một từ

    “<(inter)” tìm “interesting”, “intercept”. Không tìm “splintered”.

    Cuối một từ

    “(in)>” tìm “in”, “within”. Không tìm “interesting”.

    Một trong những ký tự chỉ định

    []

    “w[io]n” tìm “win” và “won”.

    Một ký tự bất kỳ trong dãy

    [-]

    “[r-t]ight” tìm “right” và “sight”. Dãy phải theo thứ tự tăng dần.

    Một ký tự bất kỳ, trừ những ký tự cho sẵn trong ngoặc

    [!x-z]

    “t[!a-m]ck” tìm “tock”, “tuck”. Không tìm “tack” hay “tick”.

    Để tìm một ký tự định nghĩa như một ký tự đại diện, bạn gõ dấu \ trước ký tự đó. Chẳng hạn gõ \? để tìm dấu hỏi. Bạn có thể sử dụng dấu ngặc đơn để nhóm các ký tự đại diện và đoạn text để chỉ ra thứ tự phép tính. Ví dụ gõ <(pre)*(ed)> để tìm “presorted” và “prevented”.

    Bạn có thể sử dụng ký tự đại diện \n để tìm kiếm một biểu thức và thay thế bằng một biểu thức được sắp xếp. Ví dụ gõ (Office) (Word) vào ô Find what và gõ \2 \1 vào ô Replace with. Kết quả là chương trình sẽ tìm cụm từ Office Word và thay bằng Word Office.

    1.4 Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ điển mặc định và công cụ đếm từ

    Có nhiều tính năng trợ giúp bạn đọc và kiểm tra bản in thử cho tài liệu. Chúng bao gồm các công cụ: Spelling and Grammar (công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp), Thesaurus (từ đồng nghĩa), AutoCorrect (tự động chỉnh sửa), Default Dictionary (từ điển mặc định) và Word Count (công cụ đếm từ).

    a. Spelling and Grammar

    • Để kiểm tra chính tả và ngữ pháp của một tài liệu:

    Đặt con trỏ vào đầu của tài liệu hoặc đầu của bất kỳ đoạn văn bản mà bạn muốn kiểm tra

    Chọn tab Review trên vùng Ribbon

    Chọn biểu tượng Spelling & Grammar trên nhóm Proofing hoặc ấn phím tắt (F7)

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010
    Bất kỳ một lỗi nào sẽ hiển thị một hộp thoại cho phép bạn chọn một cách viết hay ngữ pháp thích hợp hơn. 

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010


    Nếu bạn muốn kiểm tra chính tả của một từ cụ thể, bạn có thể kích chuột phải vào bất kỳ từ nào được gạch dưới bởi Word và chọn một sự thay thế. 

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010
    Từ điển đồng nghĩa cho phép bạn xem các từ đồng nghĩa. Để sử dụng từ điển đồng nghĩa:Từ điển đồng nghĩa

    - Chọn tab Review trên vùng Ribbon

    - Chọn nút Thesaurus trên nhóm Proofing.

    - Công cụ từ điển đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình và bạn có thể xem các tùy chọn.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Bạn cũng có thể truy cập vào từ điển đồng nghĩa bằng cách kích phải vào bất kỳ từ nào và chọn Synonyms trên menu.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    b. Tạo một từ điển mặc định mới 

    Thường thì bạn có các từ ngữ kỹ thuật chuyên môn mà có thể không được công nhận bởi công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word. Do vậy mà bạn có thể tùy chỉnh từ điển để có những từ bạn muốn cho vào.

    Chọn nút Microsoft Office

    Chọn nút Word Options

    Chọn tab Proofing

    Chọn tab When Correcting Spelling

    Chọn Custom Dictionaries, và hộp thoại Custom Dictionaries xuất hiện.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010
    Chọn Edit Word List 

    - Nhập các từ có thể sử dụng của bạn mà không có trong từ điển hiện thời trong Word.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010
    1.5 Đến số từ trong tài liệu

    Word 2010 có thể đếm số từ của tài liệu trong khi bạn gõ văn bản. Ngoài ra chương trình còn có thể đếm số trang, số đoạn, số dòng, số ký tự có hoặc không có khoảng trắng.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    a. Đếm số từ trong khi gõ văn bản

    Trong khi bạn gõ văn bản, Word 2010 sẽ tự động đếm số trang và số từ có trong tài liệu. Thông tin này được hiển thị trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình: mục Page (số trang) và Wor ds (số từ).

    b. Đếm số từ trong vùng chọn

    Bạn có thể đếm số từ trong các vùng chọn, và các vùng chọn này không nhất thiết phải liền mạch nhau.

    - Trước tiên bạn dùng chuột chọn vùng cần đếm. Nếu các vùng không liền mạch nhau, sau khi chọn vùng đầu tiên, bạn giữ phím Ctrl và chọn thêm các vùng khác.

    - Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong vùng chọn. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là trong vùng chọn có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu.

    Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi đếm từ

    - Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn nút Word Count.

    - Trong hộp thoại Word Count, đánh dấu check vào mục Include textboxes, footnotes and endnotes.

    c. Đếm số từ trong textbox

    - Chọn textbox mà bạn muốn đếm từ.

    - Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong textbox. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là trong textbox có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu.

    d. Xem số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng

    Để có đầy đủ thông tin về số trang, số ký tự, số đoạn và số dòng, bạn thực hiện một trong hai cách sau:

    - Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn nút Word Count.

    - Trên thanh trạng thái ở góc dưới bên trái màn hình, bạn nhấn chuột vào mục Words.

    Hộp thoại Word Count xuất hiện cho bạn đầy đủ thông tin mà bạn muốn.

    1.5 In tài liệu Word

    a. Định dạng trang in

    Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản đã có sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4). Chỉ khi nào cần đến chi tiết chính xác hơn chúng ta mới chọn lại khổ giấy khác

    Tab Page Layout, nhóm Page Setup, chọn mũi tên dưới góc phải để mở hợp thoại Page Setup

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Chọn loại giấy – Tab Paper

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 page setup

    - Paper Size : chọn loại giấy, kích thước tương ứng sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo kích thước giấy trong width và height

    Đặt lề cho trang in – Tab Margins

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 page setup

    - Top : Lề đỉnh của trang in

    - Bottom : Lề đáy của trang in

    - Left : Lề trái của trang in

    - Right : Lề phải của trang in

    Nếu có dùng lệnh Mirror Margins để làm sách (tạo tính đối xứng giữa các trang) thì lệnh left và right sẽ trở thành Inside và Outside

    - Gutter : Khoảng cách dùng để đóng gáy sách

    - From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer

    Orientation : chọn hướng in

    • Portrait : Giấy dọc
    • Landscape : Giấy ngang

    - Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu lệnh này có dùng, giấy sẽ được phân biệt là có trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách.

    In tài liệu

    -Tab File, chọn Print

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    - Copies: chọn số bản in

    - Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang sử dụng không có tên trong danh sách này (nghĩa là nó chưa được khai báo) thì phải thực hiện các bước sau:

    • Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers.
    • Nhắp đúp vào biểu tượng Add Printer.
    • Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard

    - Pages            : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời rạt, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp

    1.6 Trộn tài liệu (Mail Merge)

    a. Các Khái niệm

    Trộn thư

    Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…

    Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

    Tập tin data source

    Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

    Tập tin main document

    Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh

    Form letter

    Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

     

    Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).

    * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

    OBC

    HOTEN

    PHAI

    NS

    DIACHI

    THPHO

    BANG

    Ông

    Đinh như Quí

    Nam

    1965

    11 Lê Lợi

    TP.HCM

    ĐH

    Hồ Lệ Ngọc

    Nữ

    1966

    22 Thùy Vân

    Vũng Tàu

    ĐH

    Ông

    Hoàng văn Bình

    Nam

    1975

    33 Lê Lai

    TP.HCM

     

    Ông

    Phan thành Tâm

    Nam

    1970

    44 Lý Thường Kiệt

    TP.HCM

     

    Nguyễn Thúy Hồng

    Nữ

    1968

    55 Lê Thánh Tôn

    TP.HCM

    ĐH

    Ông

    Trần Hòa Bình

    Nam

    1969

    66 Lý Thái Tổ

    Biên Hòa

    ĐH

    Lê Thị Mộng Vân

    Nữ

    1973

    77 Trần Hưng Đạo

    Thủ Dầu Một

     

    Ông

    Lê Văn Lợi

    Nam

    1967

    88 Ngô Đức Kế

    TP.HCM

     

    Hàng thị Ngọc Hà

    Nữ

    1968

    99 Hùng Vương

    Vũng Tàu

     

    Hoàng thị Lệ Tường

    Nữ

    1969

    96 Pasteur

    TP.HCM

    ĐH

    Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word

    Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

    Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Chọn Sheet1, OK

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời.

    Nhấn OK.

    Nhấn Next qua bước 4.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Nhấn Next sang bước 5, ở bước này nhấn vào nút >> đề xem trước các thư mời tiếp theo

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Nhấn nút Next sang bước thứ 6.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.

    b. Envelopes

    Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.

    c. Labels

    Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1.

    d. Catologes

    Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.

    Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu. 

    Hỗ trợ xử lý trong Word 2010

    Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:  

    - Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận.  

    - Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu.  

    - Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động.  

    - Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.





    Bài viết khác

    Bài 7: Một số mẹo hay trên word 2010

    Cũng giống như word 2007, word 2010 cũng có những mẹo vặt rất hay mà chúng ta hãy cùng nhau

    Bài 7: Một số mẹo hay trên word 2010

    Bài 6: Cách sử dụng phím tắt trong Word 2010

    Tuy không khác về word 2007, nhưng chúng ta hãy điểm qua về cách sử dụng các phím tắt trong

    Bài 6: Cách sử dụng phím tắt trong Word 2010

    Bài 4: Thao tác với bảng biểu trong word 2010

    Bài viết giới thiệu về các thao tác làm quen, thực hành với bảng biểu trong word 2010

    Bài 4: Thao tác với bảng biểu trong word 2010

    Bài 3: Thực hiện chèn các đối tượng trong microsoft word 2010

    Thực hiện chèn được các đối tượng về các ký tự đặc biết, cách chèn hình ảnh

    Bài 3: Thực hiện chèn các đối tượng trong microsoft word 2010

    Bài 2: Thực hiện định dạng văn bản trên word 2010

    Để tạo ra một văn bản đẹp, thẩm mỹ, tính chính xác cao, chúng ta hãy thực hiện các

    Bài 2: Thực hiện định dạng văn bản trên word 2010

    Bài 1: Thao tác căn bản trên Word 2010

    Tuy không có nhiều thay đổi so với phiên bản word 2007 nhưng chúng ta hãy lướt qua nhưng thao

    Bài 1: Thao tác căn bản trên Word 2010

    Microsoft Word 2010 sự khác biệt

    Có lẽ nhắc đến office thì người dung không còn xa lạ về bộ công cụ này của Microsoft

    Microsoft Word 2010 sự khác biệt

    Tự học Office Excel

    Bài 11: Đồ Thị Trong Excel
    Bài 11: Đồ Thị Trong Excel
    Bài viết giới thiệu tới các bạn cách tạo và xử lý đồ thị trong excel 2010.
    Bài 8: Hàm xử lý văn bản và dữ liệu excel
    Bài 8: Hàm xử lý văn bản và dữ liệu excel
    Bài viết giới thiệu về các hàm xử lý văn bản và dữ liệu trong excel 2010. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu để công việc
    Bài 4: Giới thiệu công thức và hàm trong excel 2010
    Bài 4: Giới thiệu công thức và hàm trong excel 2010
    Cũng giống như excel 2007, excel cũng có các công thức và hàm.Bài viết sau đây sẽ
    Bài 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 2010 ( phần 1 )
    Bài 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 2010 ( phần 1 )
    Bài viết giúp các bạn tìm hiểu về cách làm quen cơ bản với microsoft excel 2010.Tuy không khác excel 2007 nhưng chúng ta hãy
    Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010
    Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010
    Khác biệt với excel 2007, excel 2010 có những tính năng rất nổi bật. Chúng ta hãy

    Tự học Office Word 2019

    Bài 15: Chèn các đối tượng đồ họa trong Office Word 2019
    Bài 15: Chèn các đối tượng đồ họa trong Office Word 2019
    Trên bản office word 2019 hỗ trợ rất nhiều các đối tượng để chèn vào văn bản, như các đối tượng Shapes từ các phiên
    Dùng công thức tính toán trong bảng Office word
    Dùng công thức tính toán trong bảng Office word
    Mặc dù Office word không phải chuyên về bảng tính như Office excel nhưng vẫn hỗ trợ chúng ta một vài hàm tính toán cơ bản
    Bài 14: Bảng biểu trong Office word 2019
    Bài 14: Bảng biểu trong Office word 2019
    Bảng biểu là một dạng không thể thiếu trong soạn thảo văn bản, chúng ta sẽ đi tìm hiểu và làm việc về bảng biểu trên
    Bài 13: Chèn ký tự đặc biệt trong Office word 2019
    Bài 13: Chèn ký tự đặc biệt trong Office word 2019
    Việc soạn thảo văn bản nhiều khi chúng ta cần phải chèn mốt số ký tự đặc biệt để văn bản của chúng ta đẹp và
    Bài 12: Tính năng tự động chuyển đổi văn bản (AutoCorrect) trong Office Word 2019
    Bài 12: Tính năng tự động chuyển đổi văn bản (AutoCorrect) trong Office Word 2019
    Đây là tính năng tự động chuyển đổi văn bản trong word (AutoCorrect Office Word 2019), nó giúp bạn soạn thảo văn bản nhanh
    Bài 11: Tìm kiếm và thay thế văn bản (Find & Replace)
    Bài 11: Tìm kiếm và thay thế văn bản (Find & Replace)
    Chức năng Find & Replace giúp bạn tìm kiếm văn bản hoặc có thể tìm kiếm văn bản và thay thế nó bằng một văn bản khác
    Bài 10: Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản (Drop Cap) trong Office Word 2019
    Bài 10: Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản (Drop Cap) trong Office Word 2019
    Chức năng này của office word 2019 giúp tạo chữ cái đầu đoạn văn bản lơn có thể bằng 2 hoặc 3 dòng văn bản giống với
    Bài 9: Chia cột văn bản trong office word 2019
    Bài 9: Chia cột văn bản trong office word 2019
    Office word 2019 cũng giống phiên bản cũ có tính năng Columns để giúp người dùng dễ dàng chia văn bản của mình thành nhiều
    Bài 8: Soạn thảo công thức toán học trong office word 2019
    Bài 8: Soạn thảo công thức toán học trong office word 2019
    Trong văn bản nhiều trường hợp phải soạn thảo các công thức liên quan đến toán học như các biểu thức tính toán, hàm
    Bài 7: Thiết lập Tab trong office 2019
    Bài 7: Thiết lập Tab trong office 2019
    Để định dạng một văn bản nhiều khi chúng ta cần phải dùng Tab để văn bản được đẹp hơn cũng như chuyên nghiệp hơn
    Bài 6: Kiểu chữ (style) trong Office Word 2019
    Bài 6: Kiểu chữ (style) trong Office Word 2019
    Khi các bạn có các định dạng khác nhau và muốn sử dụng lại những định dạng đó mà không cần phải thực hiện lại
    Bài 5: Định dạng đoạn văn bản trong Office Word 2019
    Bài 5: Định dạng đoạn văn bản trong Office Word 2019
    Phần này các bạn phải chọn một đoạn (vùng) văn bản để thực hiện các chức năng, đầu tiên chúng ta tìm hiểu các chức
    Bài 4: Định dạng văn bản trên office word 2019
    Bài 4: Định dạng văn bản trên office word 2019
    Các bạn hãy nhìn hình ảnh bên trên để hiểu rõ hơn về các vị trí mới của các thanh menu, thanh công cụ … trong office word
    Bài 3: Soạn thảo văn bản trên Office Word 2019
    Bài 3: Soạn thảo văn bản trên Office Word 2019
    Vì là phần mềm soạn thảo văn bản lên chủ yếu là văn bản (Text) rất nhiều, khi đã nhập văn bản rồi các bạn sẽ tiến
    Bài 2: Tìm hiểu Office word 2019
    Bài 2: Tìm hiểu Office word 2019
    Tuy office word 2019 có thay đổi về giao diện nhưng về cơ bản nó vẫn giống với các phiên bản về trước chỉ là cách bố
    Bài 1: Giới thiệu OFFICE WORD 2019
    Bài 1: Giới thiệu OFFICE WORD 2019
    Phần mềm Microsoft office Word là một trong những phần mềm khá phổ biến hiện nay, còn được biết đến với tên khác là

    Tự học Office Excel 2010

    Phím Tắt Và Thủ Thuật trong excel 2010 - phần 2
    Phím Tắt Và Thủ Thuật trong excel 2010 - phần 2
    Bài viết sau đây chúng tôi xin giới thiệu tới các bạn các phím tắt thông dụng và các thủ thuật để sử dụng excel 2010
    Phím Tắt Và Thủ Thuật trong excel 2010 - phần 1
    Phím Tắt Và Thủ Thuật trong excel 2010 - phần 1
     Bài viết sau đây chúng tôi xin giới thiệu tới các bạn các phím tắt thông dụng và các thủ thuật để sử dụng excel 2010
    Bài 12: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính trong excel 2010
    Bài 12: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính trong excel 2010
    Bài viết giới thiệu đến các bạn phương pháp định dạng trang và cách in bảng tính trong excel 2010. 
    Bài 11: Đồ Thị Trong Excel
    Bài 11: Đồ Thị Trong Excel
    Bài viết giới thiệu tới các bạn cách tạo và xử lý đồ thị trong excel 2010.
    Bài 10: Khai thác xử lý dữ liệu trong excel 2010 - phần 2
    Bài 10: Khai thác xử lý dữ liệu trong excel 2010 - phần 2
    Bài viết giới thiệu đến các bạn phương pháp khai thác cơ sở dữ liệu trong excel 2010 ( phần 2 ).
    Bài 9: Khai thác xử lý dữ liệu trong excel 2010 - phần 1
    Bài 9: Khai thác xử lý dữ liệu trong excel 2010 - phần 1
    Như các bạn đã biết Excel là phần mềm chuyên về xử lý dữ liệu là chính lên bài viết giới thiệu đến các bạn phương
    Bài 8: Hàm xử lý văn bản và dữ liệu excel
    Bài 8: Hàm xử lý văn bản và dữ liệu excel
    Bài viết giới thiệu về các hàm xử lý văn bản và dữ liệu trong excel 2010. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu để công việc
    Bài 7: Hàm toán học và lượng giác trong excel
    Bài 7: Hàm toán học và lượng giác trong excel
    Bài viết giới thiệu về các hàm toán học và hàm lượng giác trong excel 2010. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem nó có khác gì
    Bài 6: Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu, ngày tháng và Danh sách
    Bài 6: Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu, ngày tháng và Danh sách
    Bài viết giới thiệu với các bạn về danh mục các hàm quản lý cơ sở dữ liệu
    Bài 5: Các hàm trong excel 2010
    Bài 5: Các hàm trong excel 2010
    Bài viết giới thiệu về các hàm trong excel 2010 với các hàm cụ thể: hàm thống kê,
    Bài 4: Giới thiệu công thức và hàm trong excel 2010
    Bài 4: Giới thiệu công thức và hàm trong excel 2010
    Cũng giống như excel 2007, excel cũng có các công thức và hàm.Bài viết sau đây sẽ
    Bài 3: Làm việc với dữ liệu trong excel 2010
    Bài 3: Làm việc với dữ liệu trong excel 2010
    Bài viết giới thiệu về các dữ liệu trong excel với nội dung: nhập liệu, hiệu chỉnh, định dạng, tìm, thay thế, sắp
    Bài 2: Làm Quen Với Microsoft Excel 2010 ( phần 2)
    Bài 2: Làm Quen Với Microsoft Excel 2010 ( phần 2)
    Bài viết giúp các bạn tìm hiểu về cách làm quen cơ bản với microsoft excel 2010.Tuy không khác excel 2007 nhưng chúng ta hãy
    Bài 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 2010 ( phần 1 )
    Bài 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 2010 ( phần 1 )
    Bài viết giúp các bạn tìm hiểu về cách làm quen cơ bản với microsoft excel 2010.Tuy không khác excel 2007 nhưng chúng ta hãy
    Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010
    Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010
    Khác biệt với excel 2007, excel 2010 có những tính năng rất nổi bật. Chúng ta hãy

    Tự học Powerpoint

    Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình trong PowerPoint 2010 - phần 1
    Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình trong PowerPoint 2010 - phần 1
    Bài viết trình bày một số tuỳ biến và hiệu chỉnh bài thuyết trình sao cho linh hoạt và đẹp mắt hơn bằng cách sử dụng
    Bài 5: Xây dựng nội dung bài thuyết trình trong PowerPoint
    Bài 5: Xây dựng nội dung bài thuyết trình trong PowerPoint
    Bài viết trình bày từng bước xây dựng một bài trình diễn với đầy đủ tất cả các thành phần thông dụng
    Bài 4: Tạo bài thuyết trình cơ bản trong powerpoint 2010 (phần 2)
    Bài 4: Tạo bài thuyết trình cơ bản trong powerpoint 2010 (phần 2)
    Bài viết trình bày cách tạo một bài thuyết trình mới của PowerPoint, và một số thao tác cơ bản đối với bài thuyết trình
    Bài 3: Tạo bài thuyết trình cơ bản trong powerpoint 2010 (phần 1)
    Bài 3: Tạo bài thuyết trình cơ bản trong powerpoint 2010 (phần 1)
    Bài viết trình bày cách tạo một bài thuyết trình mới của PowerPoint, và một số thao tác cơ bản đối với bài thuyết trình
    Bài 2: Giới thiệu và làm quen với Office PowerPoint 2010 (Phàn 2)
    Bài 2: Giới thiệu và làm quen với Office PowerPoint 2010 (Phàn 2)
    Bài viết giới thiệu tới các bạn về powerpoint và các ứng dụng. Chúng ta hãy cùng
    Bài 1: Giới thiệu và làm quen với Office PowerPoint 2010 (Phàn 1)
    Bài 1: Giới thiệu và làm quen với Office PowerPoint 2010 (Phàn 1)
    Tuy không khác cơ bản với powerpoint 2007, nhưng chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về powerpoint

    Thủ thuật máy tính

    Tập thể thao nâng cao sức khỏe