Kỹ thuật tìm kiếm và thay thế từ cơ bản đến nâng cao trong MS Office (Word)

Trong Word nói riêng, Office nói chung, có lẽ ai cũng biết chức năng tìm kiếm và thay thế nội dung văn bản, nhưng ngoài ra, còn nhiểu chức năng khác trong hộp thoại tìm kiếm và thay thế mà không phải ai cũng biết để sử dụng. Trong đó có tìm kiếm và thay thế định dạng, sử dụng các ký hiệu đại diện, các ký tự đặc biệt… 

Mục lục

Tìm kiếm văn bản

Ta có thể nhanh chóng tìm kiếm cho sự xuất hiện của một từ hoặc cụm từ cụ thể.

1. Trong thẻ Home, Nhóm Editing, chọn Find hoặc nhận CTRL+F.

Mở khung Navigation 

2. Trong hộp  Search Document, Nhập từ khóa tìm kiếm.

Nhấp vào kết quả để xem từ cần tìm trong tài liệu, hoặc duyệt qua tất cả các kết quả bằng cách nhấn vào kết quả tìm kiếm kế tiếp và mũi tên kết quả tìm kiếm trước.

Ghi chú: Nếu ta thực hiện thay đổi trong tài liệu và các kết quả tìm kiếm biến mất, nhấp vào mũi tên xuống ở khung Navigation để xem danh sách kết quả.

Tìm thành phần tài liệu khác

Để tìm kiếm một bảng, một hình ảnh, một nhận xét hoặc một phương trình, làm như sau:

1. Trong thẻ Home, nhóm  Editing, chọn Find. Hoặc nhấn tổ hợp phím CTRL+F.

Mở khung Navigation 

2. Nhấp vào mũi tên bên cạnh kính lúp, và sau đó nhấp vào tùy chọn mong muốn.
3. Nhấp vào kết quả để xem từ cần tìm trong tài liệu, hoặc duyệt qua tất cả các kết quả bằng cách nhấn vào kết quả tìm kiếm kế tiếp và mũi tên kết quả tìm kiếm trước.

Mở rộng tùy chọn tìm kiếm:

Để tìm kiếm hộp thoại Find phiên bản cũ, và mọi lựa chọn trên hộp thoại, làm theo một trong các cách sau:

• Trong thẻ Home, trong nhóm Editing, nhấn chọn mũi tên bên cạnh để tìm, và sau đó chọn Advanced Find.
• Trong khung Navigation, nhấp chọn mũi tên bên cạnh biểu tượng kính lúp, và sau đó chọn Advanced Find.

CHÚ Ý:  Nếu bạn chỉ thiết lập một tùy chọn cơ bản, ví dụ: Match case, trong khung Navigation, nhấp chọn mũi tên bên cạnh biểu tượng kính lúp, sau đó chọn Options

Tìm và thay thế văn bản

1. Trong thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn Replace

Bước 1: Trong hộp thoại Find what, nhập từ muốn tìm kiếm và thay thế

Bước 2: Trong hộp thoại Replace with, nhập từ thay thế

Bước 3: Nhấp chọn Find Next, và sau đó làm một trong các thao tác sau:

• Để thay thế các từ đánh dấu, chọn Replace.
• Để thay thế tất cả các từ trogn tài liệu, chọn Replace All.
• Để bỏ qua trường hợp từ này và tiến hành các ví dụ tiếp theo, nhấp Find Next.

Tìm kiếm và thay thế định dạng

Ta có thể tìm kiếm và thay thế hoặc gỡ bỏ các định dạng. Ví dụ, ta có thể tìm kiếm một từ hoặc cụm từ và thay đổi Font color, hoặc ta có thể tìm kiếm định dạng cụ thể, như Bold, và thay đổi.

1. On the Home tab, in the Editing group, click Replace.
2. Nếu không nhìn thấy nút lệnh Format, chọn More.
3. Để tìm kiếm văn bản với định dạng cụ thể, nhập từ/ cụm từ trong hộp thoại Find what. Để tìm kiếm định dạng, để hộp trống.
4. Chọn Format, và sau đó chọn định dạng muốn tìm kiếm và thay thế
5. Chọn hộp Replace with, Chọn Format, và sau đó chọn định dạng thay thế.

Chú ý: Ta cũng có thể thay thế các từ/cụm từ, gõ từ/cụm từ thay thế trong hộp Replace with.

6. Để tìm kiếm và thay thế các định dạng nhất định. Chọn Find Next, sau đó chọn Replace. Để thay thế tất cả các trường hợp chọn Repalce All.

Tìm kiếm bằng cách sử dụng ký tự đại diện để tìm từ cụ thể

Ta có thể sử dụng ký tự đại diện để tìm kiếm văn bản. Ví dụ, bạn có thể sử dụng dấu hoa thị (*) đại diện để tìm kiếm một chuỗi ký tự (ví dụ, "s * d" tìm "sad" và "started").

Sử dụng ký tự đại diện để tìm kiếm và thay thế từ/ cụm từ

1. Trong thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn mũi tên bên cạnh biểu tượng kính lúp để tìm và sau đó chọn Advanced Find.
2. Chọn Use wildcards 

Nếu không nhìn thấy hộp Use wildcards , chọn More

3. Thực hiện một trong số lựa chọn sau:
   • Để lựa chọn một ký tự đại diện từ danh sách. Chọn Special, chọn ký tự đại diện, và sau đó nhập từ khóa vào hộp Find what. Để thêm thông tin, xem trong bảng Wildcards for items you want to find and replace.
   • Nhập một ký tự đại diện trực tiếp tại hộp Find what. Để thêm thông tin, xem trong bảng Wildcards for items you want to find and replace.
4. Nếu muốn thay thế các mục, nhấp vào thẻ Replace và sau đó từ/ cụm từ thay thế trong hộp Replace with.
5. Nhấp Find Next, Find All, Replace, or Replace All.

Để hủy quá trình tìm kiếm, nhấn ESC.

Ký tự đại diện cho các mục ta muốn tìm kiếm và thay thế

CHÚ Ý: 

• Khi sử dụng ký tự đại diện phải chọn hộp kiểm (checkbox), word chỉ tìm kiếm chính xác theo chỉ định. Chú ý rằng hộp kiểm Match case và Find whole words bị vô hiệu hóa.
• Để tìm kiếm một ký tự được định nghĩa như là một ký tự đại diện, gõ một dấu chéo ngược (\) trước khi ký tự. Ví dụ, gõ \? để tìm một dấu hỏi.
• Ta có thể sử dụng dấu ngoặc đơn để nhóm các ký tự đại diện và văn bản để chỉ ra thứ tự đánh giá. Ví dụ, gõ <(pre) * (med)> để tìm "presorted" và " prevented ".
• Ta có thể sử dụng ký tự đại diện \n để tìm kiếm một biểu thức và sau đó thay thế biểu thức ban đầu sau khi sắp xếp lại. Ví dụ, gõ (Ashton) (Chris) trong Tìm hộp và \ 2 \ 1 điều gì trong hộp Thay thế bằng. Word sẽ tìm Ashton Chris và thay thế nó withChris Ashton.

Để tìm	Nhập	Ví dụ
Một ký tự	?	s?t để tìm sat, set, sit...
Chuỗi ký tự bất kỳ	*	s*d để tìm sad, started.
Chuỗi bắt đầu	<	<(inter) để tìm interesting và intercept, but not splintered.
Chuỗi kết thúc	>	(in)> để tìm in và within, but not interesting.
Một trong những ký tự được quy định	[ ]	w[io]n để tìm win and won.
Ký tự đơn bất kỳ trong phạm vi	[-]	[r-t]ight để tìm right and sight. Phạm vi phải được sắp xếp theo thứ tự
Ký tự bất kỳ trừ các ký tự trong phạm vi bên trong dấu ngoặc vuông	[!x-z]	t[!a-m]ck để tìm tock and tuck, but not tack or tick.
Chính xác n lần xuất hiện xác của các ký tự liền trước	{n}	fe{2}d để tìm feed but not fed.
Ít nhất n lần xuất hiện của các ký tự liền trước	{n,}	fe{1,}d để  fed and feed.
Từ n đến m lần xuất hiện của các ký tự liền trước.	{n,m}	10{1,3} finds 10, 100, and 1000.
Ít nhất một lần xuất hiện của các ký tự	@	lo@t finds lot and loot.

Sử dụng mã số để tìm từ, định dạng, các trường, hoặc ký tự đặc biệt

Sử dụng mã số để tìm từ, định dạng, các trường, hoặc ký tự đặc biệt. Chú ý rằng, một vài mã số chỉ thực hiện được khi hộp chọn Use wildcards được bật hoặc tắt.

Các mã mà làm việc trong hộp Find what or hoặc hộp Replace with.

Để tìm	Nhập
Dấu phân đoạn ()	^p (Không thực hiện khi hộp chọn Use wildcards được bật), or ^13
Ký tự Tab ()	^t or ^9
Ký tự ASCII	^nnn, trong đó nnn là mã ký tự
Ký tự ANSI	^0nnn, Trong đó 0 là số 0 và nnn là mã ký tự
Dấu gạch ngang ( — )	^+
Dấu gạch ngang ( – )	^=
Ký tữ mũ (^)	^^
Ngắt dòng thủ công ()	^l or ^11
Ngắt cột	^n or ^14
Ngắt trang hoặc ngắt phiên	^12 (Khi thay thế, thêm một ngắt trang)
Ngắt trang bằng tay	^m (also finds or replaces section breaks when the Use wildcards option is turned on)
Nonbreaking space ()	^s
Nonbreaking hyphen ()	^~
Optional hyphen ()	^-

Các mã chỉ làm việc trong hộp Find what (khi Use wildcards tắt)

To find	Type
Ký tự bất kỳ	^?
Ký tự digital	^#
Từ bất kỳ	^$
Picture or graphic (inline only)	^g
Đánh dấu chú thích	^f hoặc ^2
Dấu kết chú (Endnote mark)	^e
Trường (khi mã trường có thể nhìn thấy)	^d hoặc ^19 hoặc ^21
Chú thích (when comments are inline)	^a or ^5
Ngắt phiên	^b
Ký tự trắng	^w (any space or any combination of regular and nonbreaking spaces, and tab characters)

 

Các mã mà chỉ làm việc trong hộp Replace with

Để tìm	Nhập
Microsoft Windows Clipboard contents	^c

Tới một trang cụ thể, bảng, hoặc mục khác

Ta có thể tìm kiếm và thay thế ký tự đặc biệt và thành phần tài liệu như các tab và ngắt trang. Ví dụ, Ta có thể tìm thấy tất cả các định dạng các đoạn trùng lặp và thay thế chúng với ngắt đoạn duy nhất.

1. Trong thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn mũi tên tiếp theo để tìm, và sau đó chọn GoTto.
2. Trong hộp thoại Go to what, chọn kiểu.
3. Thực hiện một trong các thao tác sau:

• Để đi đến một mục cụ thể, nhập các thông tin xác định phù hợp với các mục trong mục Nhập kiểu hộp, và sau đó nhấn Go To.
• Để đi đến mục kế tiếp hoặc trước đó của các loại quy định, để lại hộp rỗng Enter, và sau đó nhấn Next hoặc Previous.

---

---