Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh trong powerpoint 2010 - phần 2

Giúp người xem cảm thấy thích thú hơn đối với bài thuyết trình của bạn hãy đến với bài viết giới thiệu về làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh trong powerpoint 2010

Mục lục

6. Thiết lập hiệu ứng và tùy chọn cho âm thanh và đoạn phim

Chúng ta ó thể đánh dấu (bookmark) các thời điểm thú vị trêncác đoạn phim hoặc âm thanh trong bài thuyết trình. Sau đó, các bookmark này được sử dụng như là các điểm để kích hoạt một hiệu ứng hoặc nhảy đến một vị trí xác định trong đoạn video.

Thêm và xóa bookmark

Thực hiện:

1. Chọn slide chứa audio hoặc video. Ví dụ, bạn chọn đoạn phim bên trái trong slide 8.
2. Nhấn nút Play trên thanh điều khiển nằm dưới đoạn phim.
3. Để đánh dấu một điểm trên video hoặc audio:
   • Nếu là video: vào Video Tools, ngăn Playback, nhóm Bookmarks, chọn lệnh Add Bookmark.
   • Nếu là audio: vào Audio Tools, ngăn Playback, nhóm Bookmarks, chọn lệnh Add Bookmark.

Lệnh bookmark

4. Thực hiện lại bước 2 và 3 để tạo thêm các bookmark khác.

Đánh dấu các đoạn ưu thích trên phim

5. Muốn xóa bỏ bookmark nào đó đã tạo, bạn chọn lên bookmark cần xóa trên thanh điều khiển nằm dưới video hoặc audio rồi thực hiện lệnh sau:
   • Nếu là video: vào Video Tools, ngăn Playback, nhóm Bookmarks, chọn lệnh Remove Bookmark.
   • Nếu là audio: vào Audio Tools, ngăn Playback, nhóm Bookmarks, chọn lệnh Remove Bookmark.

Thiết lập các tùy chọn cho âm thanh

Khi chèn một tập tin âm thanh vào slide thì PowerPoint mặc định tập tin âm thanh này chỉ được phát khi bạn nhấp chuột lên nó. Phần này, chúng ta sẽ thực hiện một số tùy chịnh để tập tin âm thanh phát và dừng theo ý muốn của mình.

Thực hiện:

1. Chọn slide chứa audio. Ví dụ, bạn chọn âm thanh trong slide 7.
2. Vào Audio Tools, ngăn Playback, nhóm Audio Options
   • Volume: thiết lập mức âm lượng cho audio
   • Start: thiết lập sự kiện nào xảy ra thì phát âm thanh.
     • Automatically: âm thanh tự động phát khi slide được trình chiếu. Ví dụ, bạn chọn Automatically.
     • On Click: âm thanh được phát khi kích chuột
     • Play across slides: âm thanh được phát liên tục khi chuyển sang các slide khác.
   • Hide During Show: nếu chọn tùy chọn này để biểu tượng hình loa sẽ được ẩn trên slide khi trình chiếu. Ví dụ, bạn không chọn tùy chọn này.
   • Loop until Stopped: nếu chọn tùy chọn này sẽ phát âm thanh liên tục cho đến khi có một lệnh dừng xảy ra, chẳng hạn như là khi chuyển sang slide khác hoặc bạn kích chuột bấm nút dừng trên thanh điều khiển âm thanh khi trình chiếu. Nếu tùy chọn Loop until Stopped được chọn kết hợp với tùy chọn Play across slides tại hộp Start thì âm thanh sẽ được phát tiếp tục và lặp lại đến hết bài báo cáo khi trình chiếu. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này.

Tùy chỉnh cho âm thanh

3. Bạn có thể tùy chỉnh thêm hiệu ứng cho âm thanh trên slide bằng cách chuyển qua ngăn Animations, nhóm Animation và chọn Show Additional Effect Options ( ). Hộp thoại Play Audio xuất hiện:
   • Ngăn Effect:
     • Tại Start playing: thiết lập điều kiện để phát âm thanh
       • From beginning: sẽ phát âm thanh từ đầu. Ví dụ bạn chọn tùy chọn này.
       • From last position: sẽ phát tiếp âm thanh từ vị trí điểm dừng trước kia
       • From time: thiết lập thời gian bắt đầu trong tập tin âm thanh sẽ được phát.
     • Tại Stop playing: thiết lập điều kiện dừng phát âm thanh
       • On click: khi kích chuột
       • After current slide: sau khi chuyển sang slide mới. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này.
       • After: thiết lập cho âm thanh sẽ tiếp tục phát sau khi khi trình chiếu tiếp một số slide nữa.

Ngăn Effect trong Play Audio

• Ngăn Timing:
  • Start: bạn chọn After Previuos
  • Delay: không cần chờ nên cho Delay là 0 giây.
  • Duration: bỏ trống, đây mặc định là độ dài thời gian của âm thanh
  • Repeat: tùy chọn số lập lặp lại. Until End of Slide đang được chọn vì nó chính là tùy chọn Loop until Stop mà bạn đã thiết lập ở bước 2.

Ngăn Effect trong Play Audio

• Ngăn Audio Settings: thiết lập mức âm lượng và tùy chọn ẩn biểu tượng hình loa khi trình chiếu tại Display options. Ngoài ra, PowerPoint còn cung cấp thông về độ dài của âm thanh và tình trạng tập tin lưu trữ.

Ngăn Audio Settings

4. Kích chuột vào nút OK để đóng hộp Play Audio.
5. Bạn mở ngăn Animation Pane và sắp xếp lại thứ tự thực thi các hiệu ứng cho các đối tượng trên slide. Thông thường chúng ta sẽ cho âm thanh phát ngay sau khi đến lượt slide chứa nó trình chiếu. Do vậy bạn di chuyển hiệu ứng cho đối tượng âm thanh lên đầu danh sách các hiệu ứng.

Thiết lập các tùy chọn cho phim

Thiết lập các tùy chọn cho các đoạn video nhúng trong bài thuyết trình cũng tương tự như thiết lập tuỳ chọn cho âm thanh.

Thực hiện:

1. Chọn slide chứa video. Ví dụ, bạn chọn video bên trái trong slide 8.
2. Vào Video Tools, ngăn Playback, nhóm Video Options
   • Volume: thiết lập mức âm lượng cho audio
   • Start: thiết lập sự kiện nào xảy ra thì phát âm thanh.
     • Automatically: âm thanh tự động phát khi slide được trình chiếu. Ví dụ, bạn không chọn tùy chọn này.
     • On Click: âm thanh được phát khi kích chuột.
   • Play Full Screen: phát phim chế độ toàn màn hình. Ví dụ, bạn không chọn tùy chọn này.
   • Hide While Not Playing: ẩn phim khi không phát. Ví dụ, bạn không chọn tùy chọn này.
   • Loop until Stopped: nếu chọn tùy chọn này sẽ phát phim liên tục cho đến khi có một lệnh dừng xảy ra, chẳng hạn như là khi chuyển sang slide khác hoặc bạn kích chuột bấm nút dừng trên thanh điều khiển phim khi trình chiếu.
   • Rewind after Playing: trả phim về lại từ đầu sau phi phát xong. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này.

Tùy chỉnh cho video

3. Bạn có thể tùy chỉnh thêm hiệu ứng cho phim trên slide bằng cách chuyển qua ngăn Animations, nhóm Animation và chọn Show Additional Effect Options ( ). Hộp thoại Play Audio xuất hiện:
   • Ngăn Effect: Không nên thiết lập gì thêm
   • Ngăn Timing: chọn lại After Previous tại hộp Start, các thông số khác giữ theo mặc định.
   • Ngăn Video Settings: điều chỉnh âm lượng video tại Play options. Hai tùy chọn còn lại đã trình bày ở bước 2.

 

4. Sắp xếp lại trình tự thực thi các hiệu ứng cho các đối tượng trên slide trong khung Animation Pane.
5. Bạn sao chép hiệu ứng đã thiết lập cho video bên trái sang video bên phải trên slide và xóa đi bookmark trên video bên phải. Bạn hãy chọn thêm Hide While Not Play tại nhóm Video Options trong ngăn Playback cho đoạn video này.

Sử dụng trigger

Phần này, chúng ta sẽ thực hành sử dụng trigger để kích hoạt một hiệu ứng khác trên slide số 8 trong khi phát đoạn phim quảng cáo Office 2010. Chúng ta sẽ chèn thêm một WordArt vào slide, áp dụng hiệu ứng cho WordArt này và sau đó sử dụng trigger để kích hoạt hiệu ứng cho WordArt khi video phát tới đoạn đã được đánh dấu trước đó.

Thực hiện:

1. Chọn slide chứa video. Ví dụ, bạn chọn slide 8.
2. Hãy vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn lệnh WordArt, chọn kiểu Fill – Red, Text 2, Outline – Background 2 và nhập vào đoạn văn bản sau “Office 2010: The Movie” trong hộp Your text here. Sau đó thu nhỏ và di chuyển WordArt xuống nằm bên dưới đoạn quảng cáo Office bên trái.

 

3. Chọn WordArt, và vào ngăn Animations, nhóm Animation chọn kiểu hiệu ứng Float In và chỉnh lại Duration là 3 giây bên nhóm Timing để thời gian thực thi hiệu ứng được lâu hơn.
4. Thiết lập trigger như sau:
   • Chọn WordArt
   • Vào ngăn Animations, nhóm Advanced Animation, chọn lệnh Trigger, chọn On Bookmark, sau đó chọn Bookmark 1.

Thiết lập trigger cho WordArt

5. Nhấn vào nút Preview trên Ribbon trong ngăn Animations để xem kết quả áp dụng Trigger hoặc nhấn tổ hợp phím <Shift+F5> để trình chiếu bài thuyết trình bắt đầu từ slide hiện hành.

 

7. Hiệu ứng cho bảng biểu

PowerPoint không có nhiều tùy chọn hiệu ứng cho đối tượng là bảng biểu. Chúng ta chỉ có thể áp dụng hiệu ứng lên toàn bộ bảng biểu giống như là áp dụng hiệu ứng cho một hình ảnh.

Thực hiện:

1. Chọn slide chứa bảng biểu trong bài thuyết trình. Ví dụ, bạn chọn bảng trong slide 10.
2. Vào ngăn Animations, nhóm Animation và chọn kiểu hiệu ứng là Wheel. Chọn tiếp lệnh Effect Options bên cạnh và chọn 2 Spokes.

 

3. Qua nhóm Timing để thiết lập thời gian cho hiệu ứng:
   • Tại Start: chọn After Previous
   • Tại Duration: thiết lập thời gian thực thi hiệu ứng trong vòng 2 giây
   • Tại Delay: thiết lập cho thực thi hiệu ứng ngay lập tức, thời gian chờ là 0 giây

Thiết lập thời gian cho hiệu ứng

4. Tại nhóm Animation, nhấp vào lệnh Show Additional Effect Options để mở hộp tùy chọn nâng cao. Tại đây bạn có thể chọn thêm âm anh đi kèm hiệu ứng là Breeze chẳng hạn và các tùy chọn khác để mặc định.

8. Hiệu ứng cho đồ thị

Đồ thị trong PowerPoint cũng là đối tượng được quan tâm nhiều với khá nhiều tùy chọn khi thiết lập hiệu ứng vì đồ thị rất thường được sử dụng trong các báo cáo. Chúng ta có thể áp dụng hiệu ứng cho cả đồ thị hoặc đến từng thành phần trong đồ thị như các chuỗi, các nhóm, từng thành phần trong chuỗi hoặc trong nhóm.

Tùy chọn nhóm áp dụng hiệu ứng trong đồ thị

Nhóm	Mô tả
As One Object	Thực thi hiệu ứng trên toàn bộ đồ thị
By Series	Thực thi hiệu ứng trên từng chuỗi số liệu
By Category	Thực thi hiệu ứng trên từng loại số liệu
By Element in Series	Thực thi hiệu ứng trên từng thành phần trong các chuỗi số liệu
By Element in Category	Thực thi hiệu ứng trên từng thành phần trong các loại số liệu

Thực hiện:

1. Chọn đồ thị trên slide trong bài thuyết trình. Ví dụ, bạn chọn đồ thị trong slide số 10.
2. Vào ngăn Animations, nhóm Animation, chọn kiểu hiệu ứng Fade
3. Chọn tiếp lệnh Effects Options và chọn kiểu By Category

 

4. Chuyển sang nhóm Timing để thiết lập thời gian cho các hiệu ứng. Ví dụ, bạn chọn After Previous tại hộp Start, chọn Duration là 1 giây và 0 giây cho Delay.
5. Để tùy chọn thêm các tính năng nâng cao thì chọn lệnh Show Additional Effect Options tại nhóm Animation.
   • Tại ngăn Effect:
     • Sound: chọn âm thanh là Laser và điều chỉnh âm lượng tại biểu tượng hình loa bên cạnh.
     • After animation: chọn cho các cột đồ thị chuyển sang màu xanh sau khi thực thi hiệu ứng.
   • Tại ngăn Timing: không điều chỉnh gì thêm so với bước 4
   • Tại ngăn Chart Animation:
     • Tại Group chart đã thấy chọn By Category vì ta ta đã chọn tại Effect Options ở bước 3.
     • Bỏ tùy chọn Start animation by drawing the chart background để không thực thi hiệu ứng cho nền của đồ thị.

 

6. Nhấp nút OK để đóng hộp tùy chọn nâng cao và nhấn nút Preview trên Ribbon để xem trước kết quả thực thi hiệu ứng.

9. Xóa bỏ hiệu ứng của các đối tượng trên slide

PowerPoint không có tính năng xoá hàng loạt các hiệu ứng đã thiết lập cho các đối tượng trên các slide trong bài thuyết trình  mà chúng ta phải xóa hiệu ứng cho từng  đối tượng.

Thực hiện

1. Chọn đối tượng trên slide đang có hiệu ứng. Ví dụ bạn chọn Smart Art trong slide 2

Chọn Smart Art cần xóa hiệu ứng

2. Vào ngăn Animations, nhóm Animation, chọn None từ danh mục hiệu ứng

Chọn None để loại bỏ hiệu ứng cho đối tượng

10. Hiệu ứng chuyển slide

Các phần trên các bạn đã tạo được hiệu ứng cho các đối tượng văn bản, đồ thị, hình ảnh. Phần này sẽ hướng dẫn cách tạo hiệu ứng khi chuyển từ một slide này sang slide khác (transitions) trong bài thuyết trình. PowerPoint 2010 đã bổ sung thêm khá nhiều hiệu ứng mới rất hấp dẫn khi trình chiếu, đặc biệt là các hiệu ứng 3-D.

Áp dụng hiệu ứng chuyển slide

Thực hiện: 

3. Mở bài thuyết trình cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide. Ví dụ, bạn hãy mở bài thuyết trình mà chúng ta đã tạo và thực hành trong các phần trước.
4. Chọn slide cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide. Ví dụ, bạn chọn slide đầu tiên trong bài thuyết trình.
5. Vào ngăn Transitions trên Ribbon, vào nhóm Transition to This Slide và chọn kiểu hiệu ứng Doors trong danh mục dựng sẵn.

 

6. Chọn lệnh Effect Options và tùy chọn thêm cho kiểu hiệu ứng Doors vừa chọn. Ví dụ, bạn vẫn chọn là Vertical.
7. Chuyển đến nhóm Timing để thiết lập thời gian cho hiệu ứng Transition:
   • Sound: ví dụ bạn chọn âm thanh khi chuyển slide là Chime
   • Duration: thiết lập thời gian thực thi hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác. Ví dụ, bạn chọn là 2 giây để có tốc độ thực thi vừa phải và dễ quan sát.
   • Chọn On Mouse Click: thì sẽ chuyển sang slide khác nếu nhấp chuột trong khi trình chiếu. Nên chọn tùy chọn này.
   • Tại hộp After: thiết lập số phút:giây (mm:ss) sẽ tự động chuyển sang slide khác khi vẫn chưa có hiệu lệnh kích chuột. Tùy chọn này phải có khi muốn xây dựng bài thuyết trình tự động trình chiếu. Ví dụ, bạn chọn After là 8 giây. Trong thực tế, chúng ta cần tính toán thời gian sao cho khán giả có thể đọc hết nội dung trên slide trước khi chuyển sang slide khác.

Tùy chọn thời gian cho Transition

8. Slide đầu tiên đã thiết lập xong hiệu ứng Transition.
   • Nhấn nút Apply To All trong nhóm Timing sẽ áp dụng thiết lập Transition trên cho tất cả các slide trong bài thuyết trình. Khi đó, tất cả các slide sẽ có hiệu ứng Transition giống nhau.
   • Bạn lặp lại các bước 2,3,4,5 để thiết lập hiệu ứng Transition cho các slide khác trong bài thuyết trình với các tùy chọn hiệu ứng độc lập với nhau. Việc làm này sẽ tốn nhiều thời gian nhưng bài thuyết trình sẽ sinh động và thu hút hơn. Ngoài ra, nội dung của mỗi slide là khác nhau nên thời gian thực thi hoặc chờ chuyển slide của mỗi slide là khác nhau.

Xóa bỏ hiệu ứng chuyển slide

Việc xóa bỏ các thiết lập hiệu ứng chuyển slide rất đơn giản. Chúng ta có thể xóa bỏ hiệu ứng chuyển slide cho từng slide riêng lẻ hoặc thực hiện đồng loạt trên tất cả các slide.

 Thực hiện

1. Chọn một hay nhiều slide cần xoá hiệu ứng chuyển slide
2. Vào ngăn Transitions, nhóm Transition to This Slide và chọn None để hủy bỏ hiệu ứng chuyển slide cho các slide đang chọn.

Chọn None để xóa hiệu ứng chuyển slide

3. Nếu bạn chọn thêm lệnh Apply To All bên nhóm Timing thì sẽ xóa hết hiệu ứng chuyển slide trong bài thuyết trình.

Xóa tất cả hiệu ứng chuyển slide

11. Tự động hoá bài thuyết trình

Trong một số trường hợp, chúng ta cần xây dựng bài thuyết trình với mục đích trình chiếu một cách tự động và không có người thuyết trình. Các hướng dẫn trong phần này sẽ giúp bạn thực hiện điều đó.

Một bài thuyết trình tự hành phải đảm bảo 3 điều kiện sau:

• Hiệu ứng chuyển slide khi áp dụng phải chọn thêm tùy chọn After và thiết lập thời gian chờ chuyển slide cho tất cả các slide.
• Khi áp dụng hiệu ứng cho các đối tượng trên tất cả các slide phải sử dụng tùy chọn After Previous hoặc With Previous tại Start.
• Chọn thêm Loop continuously until ‘Esc’ trong ngăn Slide Show, nhóm Set Up, lệnh Set Up Slide Show để tự động trình chiếu lặp lại bài thuyết trình khi kết thúc.

Thực hiện

1. Mở bài thuyết trình cần áp dụng tự động.
2. Vào từng slide, chọn các đối tượng đã áp dụng hiệu ứng và vào ngăn Animations, nhóm Timing, chọn lại After Previous tại hộp Start.

Tùy chọn After Previous trong Animations

3. Vào từng slide, vào ngăn Transitions, nhóm Timing, chọn After và thiết lập thời gian chờ chuyển silde.

Tùy chọn After trong Transitions

4. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, lệnh Set Up Slide Show, chọn lệnh Loop continuously until ‘Esc’.

Hộp thoại Set Up Show

12. Tạo các siêu liên kết và các nút lệnh điều hướng trong bài thuyết trình

Với các nút điều kiển hoặc các siêu liên kết (hyperlink) đặt đúng chổ trong bài thuyết trình sẽ giúp việc trình bày được dễ dàng hơn trong việc di chuyển hoặc nhảy đến một nội dung nào đó trong hoặc ngoài bài thuyết trình. Chúng ta có thể tạo siêu liên kết cho các đối tượng trong bài thuyết trình như Textbox, shape, hình ảnh, bảng biểu, e-mail, tập tin của ứng dụng khác, …

Các địa chỉ internet, e-mail hoặc địa chỉ ftp sau khi nhập vào hộp văn bản sẽ được PowerPoint tự động chuyển thành các siêu liên kết:

• Địa chỉ web: địa chỉ bắt đầu bằng http:// hoặc www
• Địa chỉ e-mail: chuỗi ký tự không có khoảng trắng và có ký hiệu @ ở giữa.
• Địa chỉ máy chủ FTP: địa chỉ bắt đầu bằng ftp://

Liên kết đến một slide khác trong cùng bài thuyết trình

Thực hiện

1. Chọn văn bản hoặc đối tượng cần gán thêm hyperlink. Ví dụ, bạn hãy chọn văn bản “Microsoft PowerPoint 2010” trong slide đầu tiên để thêm liên đến đến slide số 10 trong bài thuyết trình.

Chọn văn bản cần thêm hyperlink

2. Vào ngăn Insert, nhóm Links, chọn lệnh Hyperlink hoặc nhấn tổ hợp phím tắt <Ctrl+K>.
3. Chọn Place in this Document tại khung Link to
4. Thực hiện các bước sau:
   • Liên kết đến một trình chiếu tùy biến (custom show) trong cùng bài thuyết trình. Cách tạo custom show sẽ trình bày trong chương sau.
     • Chọn một custom show mà bạn muốn nhảy đến khi trình chiếu bài thuyết trình trong hộp Select a place in this document.
     • Chọn thêm Show and return để khi trình chiếu xong custom show sẽ trở lại slide chứa hyperlink này.
   • Liên kết đến một slide trong cùng bài thuyết trình: chọn tên slide muốn liên kến tới trong danh sách các slide trong hộp Select a place in this document. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này và chọn slide số 10.

Chọn liên kết đến slide số 10 để

Text to Display: chính là nội dung đoạn văn bản mà bạn chọn, nếu thay đổi trong khung này thì đoạn văn bản trên slide cũng thay đổi theo. ScreenTip: mặc định cho hyperlink chính là địa chỉ của nó (URL) hoặc đường dẫn đến tập tin, nếu bạn muốn thay đổi ScreenTip thì nhấn vào nút ScreenTip… và nhập phần trợ giúp vào.

Liên kết đến một slide khác bài thuyết trình

Thực hiện

1. Chọn hộp văn bản thứ hai trong slide số 2. Chúng ta sẽ thêm hyperlink cho nó để liên kết đến slide “Enrich Your Presentation” trong bài giới thiệu về phần mềm PowerPoint 2010 “PowerPoint 2010Sample.pptx”.
2. Vào ngăn Insert, nhóm Links, chọn lệnh Hộp thoại Insert Hyperlink xuất hiện.

Chọn hộp văn bản số 2 trong SmartArt để thêm hyperlink

3. Dưới khung Link to, chọn lệnh Existing File or Web Page và tìm đến chọn bài thuyết trình chứa slide cần liên kết đến trong khung Look in. Ví dụ, bạn chọn tập tin tên là PowerPoint 2010Sample.pptx

Chọn bài thuyết trình

4. Chọn nút lệnh Bookmark… hộp thoại Select Place in Document xuất hiện. Bạn chọn vào tên slide “Enrich Your Presentation”.

Chọn slide cần liên kết đến

5. Nhấn nút OK để đóng hộp thoại và nhấn tiếp nút OK để đóng hộp thoại Insert Hyperlink.

Nếu bạn có liên kết đến một slide trong một bài thuyết trình phụ thì bạn cần phải sao chép bài thuyết trình phụ này kèm theo bài thuyết trình chính khi di chuyển sang một máy tính khác. Bạn nên lưu bài thuyết trình phụ kia chung thư mục với bài thuyết trình chính để thuận tiện khi di chuyển sang máy khác. Không được phép đổi tên, di chuyển đi nơi khác, hoặc xóa bài thuyết trình phụ nếu không muốn hyperlink mất tác dụng khi được kích vào trong lúc trình chiếu.

Liên kết đến một địa chỉ thư điện tử

Bạn có thể tạo một hyperlink để mở một chương trình quản lý e-mail mặc định trên máy tính và tạo mới một e-mail để gửi cho ai đó với địa chỉ và tựa đề do bạn thiết lập sẵn.

Thực hiện

1. Chọn slide đầu tiên, bạn dùng vẽ thêm một shape hình mặt cười trên slide này.
   • Vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn lệnh Shapes
   • Chọn shape Smiley Face và vẽ vào slide.

Chèn thêm shape vào slide

2. Chọn shape vừa vẽ, chúng ta sẽ liên kết nó với một địa chỉ e-mail. Bạn vào ngăn Insert, nhóm Links và chọn Hyperlink
3. Tại khung Link to, chọn E-mail Address

Sử dụng hyperlink để gọi trình quản lý và gửi e-mail

4. Trong hộp E-mail address, bạn nhập vào địa chỉa e-mail mà mình muốn gửi thư đến hoặc chọn từ danh sách Recently used e-mail addresses nếu có sẵn.
5. Trong hộp Subject: nhập tựa đề cho e-mail

Tạo liên kết đến địa chỉ Web hoặc máy chủ FTP

Phần trước, bạn đã tạo hyperlink đến một slide trong và ngoài bài thuyết trình từ một đoạn văn bản hoặc từ một hộp văn bản. Trong phần này, bạn sẽ thực hành tạo hyperlink đến một trang web hay máy chủ FTP từ một hình ảnh.

Thực hiện

1. Chọn slide đầu tiên. Chúng ta sẽ chèn thêm một hình logo Office nho nhỏ vào slide này và dùng nó liên kết với địa chỉ trang web Office.com.
   • Vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn lệnh Picture
   • Chọn hình OfficeOnline.jpg và nhấn Insertt để chèn vào slide

Chèn logo Office Online vào slide

2. Nhấp phải chuột lên logo vừa chèn vào và chọn lệnh Hyperlink…, hộp thoại Insert Hyperlink xuất hiện.

 

Truy cập lệnh Hyperlink bằng phải chuột

3. Chọn Existing File or Web Page tại khung Link to và nhập địa chỉ http://office.microsoft.com vào hộp Address.

Tạo hyperlink đến trang Office Online của Microsoft

4. Nhấp nút OK hoàn tất.

Tạo liên kết đến tập tin đang lưu trên đĩa hoặc trên mạng nội bộ

Chúng ta có thể tạo liên kết đến các tập tin theo cách tương tự như trên nhưng thay vì nhập địa chỉ trang web thì bạn tìm đến tập tin đang lưu trữ trên máy tính hoặc trên mạng nội bộ (LAN). Trong phần này chúng ta sẽ áp dụng các nút lệnh (Action button) vào bài thuyết trình.

Các nút lệnh dựng sẵn

 

Các tùy chọn Hyperlink to

Hyperlink to	Thực hiện
Previous Slide Next Slide First Slide Last Slide Last Slide Viewed	Các tùy chọn này thực hiện hành động giống như tên của nó (xem lại bảng trên)
End Show	Dừng trình chiếu
Custom Show …	Mở hộp thoại Link to Custom Show, từ đó bạn chọn custom show muốn chuyển tới.
Slide …	Mở hộp thoại Hyperlink to Slide, từ đó bạn chọn slide muốn chuyển tới
URL …	Mở hộp thoại Hyperlink to URL, từ đó bạn nhập vào địa chỉ trang Webmuốn chuyển tới.
Other PowerPoint Presentation …	Mở hộp thoại Hyperlink to Other PowerPoint Presentation, từ đó bạn chọn các tập tin thuyết trình khác muốn chuyển tới.
Other File …	Mở hộp thoại Hyperlink to Other File, từ đó bạn chọn tập tin muốn mở lên.Nếu là tập tin khác PowerPoint thì ứng dụng tương ứng sẽ được mở lên đồng thời với tập tin.

 Thực hiện

1. Chọn slide chứa đồ thị trong bài thuyết trình. Chúng ta sẽ vẽ thêm một nút lệnh để khi nhấn nút sẽ thực thi việc mở một tập tin Excel lưu số liệu thống kê về thị phần trình duyệt web trong năm 2009.
   • Vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn lệnh Shapes
   • Đến nhóm Action Buttons, bạn chọn kiểu nút Document và vẽ một nút nhỏ vào slide bên cạnh tựa đề của slide. Hộp thoại Action Settings xuất hiện.

 

2. Bạn chọn hộp Hyperlink to và chọn Other File… hộp thoại Hyperlink to Other File xuất hiện.
   • Tại Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin muốn liên kết. Thông thường tập tin này nên lưu chung thư mục với bài thuyết trình để thuận tiện cho việc di chuyển sang máy khác khi báo cáo.
   • Chọn tập tin và nhấn nút OK

Hộp thoại Action Settings

3. Bạn có thể tùy chọn thêm âm thanh khi mở tập tin tại Play sound
4. Nhấn OK để hoàn tất.

Liên kết đến một ứng dụng và tạo một tài liệu mới

Chúng ta đôi khi cần minh họa cho một nội dung đang trình bày bằng một vài phép tính trên phần mềm bảng tính Excel chẳng hạn. Khi đó, việc tạo một hyperlink để mở và tạo một tập tin Excel mới nhằm phục vụ cho việc này sẽ rất cần thiết.

 Thực hiện

1. Chọn slide chứa đồ thị trong bài thuyết trình. Chúng ta sẽ vẽ thêm một nút lệnh mới để khi nhấn nút sẽ thực thi việc mở chương trình Excel và tạo mới một bảng tính mới.
   • Vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn lệnh Shapes
   • Chọn kiểu hình chữ nhật tại nhóm Rectangles chọn kiểu Rectangle và nhập vào chữ

 

2. Chọn hình vừa tạo, sau đó nhấn tổ hợp phím để truy cập nhanh vào hộp thoại Insert Hyperlink.
3. Tại Link to, bạn chọn Create New Document, phần bên phải hộp thoại Insert Hyperlink biến đổi thành hình sau.

Tạo tài liệu mới bằng hyperlink

• Tại hộp Name of new document: Nhập tên tập tin cần tạo kèm theo phần mở rộng của nó. Các phần mở rộng thông dụng được liệt kê ở bảng bên dưới.
• Tại Full path: nhấn nút Change… và chọn nơi lưu tập tin nếu cần
• Tại When to edit:
  • Chọn Edit the new document later để khi gọi thì ứng dụng phù hợp (theo phần mở rộng) sẽ mở tập tin để hiệu chỉnh.
  • Chọn Edit the new document now thì ứng dụng phù hợp (theo phần mở rộng) sẽ mở tập tin lên để hiệu chỉnh ngay.

4. Nhấn OK hoàn tất

Các phần mở rộng thông dụng

Phần mở rộng	Chương trình tương ứng sẽ được sử dụng
DOCX, DOCM, hoặc DOC	Trình xử lý văn bản Microsoft Word, hoặc WordPad khi không có Word trên máy.
WRI	Trình xử lý văn bản Write (phiên bản trước của WordPad), Word
TXT	Trình xử lý văn bảnthô Notepad
WPD	Trình xử lý văn bản WordPerfect
BMP	Microsoft Paint hoặc một chương trình xử lý ảnh được thiết lập mặc định
MDB	Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
MPP	Trình quản lý dự án Microsoft Project.
PPTX hoặc PPT	Microsoft PowerPoint
XLSX, XLSM, hoặc XLS	Bảng tính Microsoft Excel

Thay đổi màu của đoạn văn bản có siêu liên kết

 Thực hiện

1. Vào ngăn Design, nhóm Themes, chọn nút Theme Colors và chọn lệnh Create New Theme Colors.
2. Trong hộp thoại Create New Theme Colors, đến phần Theme colors và thực hiện chọn màu cho 2 tùy chọn cuối cùng là:
   • Hyperlink: chọn lại màu cho văn bản có hyperlink
   • Followed Hyperlink: chọn màu cho văn bản hyperlink sau khi đã nhấp lên liên kết.

Đổi màu cho hyperlink

3. Nhấn nút Save để lưu Theme Colors mới.

Nhấn mạnh hyperlink với âm thanh

Thực hiện 

1. Chọn hyperlink cần thêm âm thanh. Ví dụ, bạn chọn hyperlink logo Office trên slide đầu tiên.
2. Vào ngăn Insert, nhóm Links, chọn lệnh Action

Lệnh Action

3. Thực hiện các tùy chọn sau:
   • Ngăn Mouse Click: thiết lập thêm âm thanh tại phần Play sound trong ngăn này để khi kích chuột lên liên kết thì mới thực thi lệnh.
   • Ngăn Mouse Over: thiết lập thêm âm thanh tại phần Play sound trong ngăn này để khi di chuyển chuột lên trên liên kết thì sẽ thực thi lệnh.

Tùy chọn âm thanh cho hyperlink

4. Chọn âm thanh tại Play sound và nhấn nút OK.

Hiệu chỉnh hoặc xóa hyperlink

 Thực hiện

1. Chọn đối tượng có hyperlink cần hiệu chỉnh hoặc xóa. Ví dụ, bạn chọn hình mặt cười trên slide đầu tiên.
2. Vào ngăn Insert, nhóm Links, chọn lệnh Hyperlink, hộp thoại
   • Nhấn nút Remove Hyperlink trong hộp thoại Edit Hyperlink để xóa bỏ siêu liên kết
   • Hoặc hiệu chỉnh lại thông tin cho hyperlink và nhấn OK.

Hộp thoại Edit Hyperlink

Hyperlink: ·         Hiệu chỉnh hyperlink: chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng có hyperlink rồi  nhấp phải chuột và chọn lệnh Edit Hyperlink … ·         Mở hyperlink: chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng có hyperlink rồi nhấp phải chuột và chọn lệnh Open Hyperlink … ·         Sao chép hyperlink: chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng có hyperlink rồi nhấp phải chuột và chọn lệnh Copy Hyperlink … Sau đó chọn đối tượng khác và nhấn tổ hợp phím tắt <Ctrl+V> để áp dụng hyperlink cho đối tượng. ·         Xóa hyperlink: chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng có hyperlink rồi nhấp phải chuột và chọn lệnh Remove Hyperlink …

---

---