Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình trong PowerPoint 2010 - phần 1

Bài viết trình bày một số tuỳ biến và hiệu chỉnh bài thuyết trình sao cho linh hoạt và đẹp mắt hơn bằng cách sử dụng các mẫu định dạng, kiểu chữ, màu sắc, hình ảnh nền

Mục lục

1. Sử dụng các mẫu định dạng

PowerPoint xây dựng sẵn rất nhiều mẫu định dạng (theme) màu sắc, font chữ và các hiệu ứng trong chương trình. Các mẫu này giúp tạo nên phong cách chuyên nghiệp cho bài thuyết trình khi áp dụng. Ngoài ra, chúng ta còn có thể tự tạo thêm các mẫu định dạng cho riêng mình.

Áp dụng theme có sẵn cho bài thuyết trình

Khi tạo bài thuyết trình mới theo dạng Blank thì PowerPoint sẽ áp dụng Office theme mặc định cho bài thuyết trình mới. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng áp dụng thay đổi sang theme khác cho bài thuyết trình bất kỳ lúc nào bạn muốn.

Các bước thực hiện:

1. Mở bài thuyết trình ở chương trước.
2. Vào ngăn Design, nhóm Themes, nhấpchuộtchọn kiểu Theme mà bạn muốn. Ví dụ, bạn chọn kiểu theme là Paper.

 

3. Để đổi sang bộ màu khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Colors và chọn bộ màu khác. Ví dụ, bạn chọn bộ màu Clarity.

 

4. Để đổi sang bộ font chữ khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Fonts và chọn bộ font chữ khác. Ví dụ, bạn chọn bộ font chữ Office Classic, bộ font này sử dụng font chữ Arial cho các tựa đề slide và dùng font Times New Roman cho nội dung slide.

 

5. Để đổi sang bộ hiệu ứng khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Effects và chọn kiểu hiệu ứng khác.Theme Effects là các hiệu ứng trên các đường vẽ và tô nền của các đối tượng trên slide. Chúng ta không thể tạo thêm các hiệu ứng định dạng này mà chỉ có thể sử dụng những hiệu ứng đã có từ danh sách.

Tùy biến Theme

Thêm Theme Colors

Theme Colors bao gồm 3 nhóm màu: 4 màu cho văn bản và màu nền, 6 màu cho các đối tượng Shape, WordArt, Smart Art, Table, Chart, … trên slide và2 màu cho các siêu liên kết (hyperlink). On the Design tab, in the Themes group, click Colors.

Các bước thực hiện

1. Vào ngăn Design, nhóm Themes
2. Chọn nút Theme Colors và chọn tiếp Create New Theme Colors, hộp thoại Create New Theme Colors xuất hiện.

 

3. Tại vùng Theme colors, bạn hãy thiết lập màu cho 12 hộp màu thuộc 3 nhóm như đã trình bày ở trên.Nếu muốn trả về bộ màu mặc định của Theme Colors thì nhấn nút Reset.
4. Tại hộp Name, bạn hãy đặt tên cho Theme Colors vừa tạo.
5. Nhấn nút Save hoàn tất.
6. Muốn xóa Theme Colors vừa tạo thì vào ngăn Design, nhóm Themes, chọn Theme Colors. Dùng chuột nhấp phải lên tên Theme Colors cần xóa và và chọn Delete… Nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa trong hộp thoại thông báo.

Xóa Theme Font

 Thêm Theme Fonts

Theme Fonts bao gồm font cho tựa đề (heading font) và font cho nội dung của slide.

Các bước thực hiện:

1. Vào ngăn Design, nhóm Themes
2. Chọn nút Theme Fonts và chọn tiếp Create New Theme Fonts, hộp thoại Create New Theme Fonts xuất hiện.

 

3. Lựa chọn các font chữ tại hộp Heading font và Body font
4. Tại hộp Name, bạn hãy đặt tên cho Theme Fonts
5. Nhấn nút Save hoàn tất.
6. Muốn xóa Theme Fonts vừa tạo thì vào Design, nhóm Themes, chọn Theme Fonts. Dùng chuột nhấp phải lên tên Theme Fonts cần xóa và và chọn Delete… Nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa trong hộp thoại thông báo.

Xóa Theme Fonts

Lưu Theme hiện hành

Bạn có thể lưu các thay đổi về bộ màu, bộ font hay các hiệu ứng thành một Theme mới để có thể áp dụng cho các bài thuyết trình khác.

Các bước thực hiện

1. Vào ngăn Design, nhóm Themes
2. Chọn nút More và chọn tiếp Save Current Theme, hộp thoại Save Current Theme xuất hiện.

 

3. Tại hộp File name, bạn đặt tên theme và chọn phần mở rộng là .thmx. Nhấn nút Save để lưu theme.

Lưu theme

2. Sử dụng hình và màu làm nền cho slide

Sử dụng màu nền hoặc các hình ảnh làm nền cho các slide trong bài thuyết trình được sử dụng rất phổ biến. Với các màu, hiệu ứng tô nền và các hình ảnh được chọn lựa kỹ sẽ mang đến một phong cách độc đáo và sáng tạo cho bài thuyết trình. Chúng ta sẽ lần lượt tham khảo qua hai cách này.

Dùng hình làm nền cho slide

Các bước thực hiện

1. Chọn một hoặc nhiều slide muốn chèn hình nền. Ví dụ, bạn chọn slide thứ 2 và thứ 3
2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Format Background. Hộp thoại Format Background xuất hiện.

Chọn slide cần thêm hình nền

3. Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp Picture or texture fill

 

4. Thực hiện một trong các cách sau:
   • Cách 1: Nhấp nút File để chèn hình từ tập tin hình. Bạn tìm đến thư mục chứa hình rồi nhấp chuột hai lần vào hình muốn chèn vào.
   • Cách 2: Nhấp nút Clipboard để dán hình đang chứa trong bộ nhớ vào làm hình nền cho slide.
   • Cách 3: Nhấp nút Clip Art để tìm và chèn hình từ trong thư viện ClipArt. Nhập từ khóa tìm hình tại hộp Search text. Chọn hình và nhấn nút OK để chèn vào slide. Nếu chọn thêm Include content from Office.com thì kết quả tìm kiếm hình sẽ bao gồm luôn các hình tìm thấy trên trang Office.com.

Ví dụ, bạn chọn cách 1, và chọn hình nền Background07.jpg

Chọn hình nền

5. Nhấn nút Close để tiến hành áp dụng hình nền cho các slide đang chọn. Nếu bạn muốn áp dụng hình nền cho tất cả các slide thì nhấn nút Apply to All.

Hai slide đã được áp dụng hình nền

Dùng màu làm nền cho slide

Các bước thực hiện

1. Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền. Ví dụ, bạn chọn slide 4 và 5.
2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Format Background. Hộp thoại Format Background xuất hiện.
3. Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp SolidFill

 

4. Bạn chọn màu cần tô nền tại nút Color, nhấn nút More Colors nếu muốn chọn màu khác từ bảng màu cơ bản. Bạn có thể tùy chỉnh độ trong suốt của màu tại thanh trượt Transparency hoặc nhập trực tiếp vào hộp kế bên thanh trượt.
5. Nhấn nút Close để tiến hành áp dụng màu nền cho các slide đang chọn. Nếu bạn muốn áp dụng màu nền cho tất cả các slide thì nhấn nút Apply to All.

Hai slide đã được áp dụng màu nền

Tô nền slide kiểu Gradient

Ngoài kiểu tô nền một màu, PowerPoint còn cho phép tô nền với nhiều màu phối hợp với nhau tạo nên các hiệu ứng màu đẹp mắt. 

Các bước thực hiện

1. Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền. Ví dụ, bạn chọn slide 8 và 9.
2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Format Background. Hộp thoại Format Background xuất hiện.
3. Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp Gradient Fill

 

4. Tại hộp Preset colors, bạn chọn một kiểu màu nào đó. Ví dụ như bạn chọn kiểu Daybreak, chọn Type là Linear, chọn Direction là Top Left to Bottom Right và chọn góc nghiên 45⁰ tại hộp Angle.
5. Tại phần Gradient stops, bạn chọn màu để phối với bộ màu đã chọn ở bước trên và thiết lập thêm các thông số tại Positon, Brightness và Transparency bằng cách vừa điều chỉnh vừa quan sát các slide đang chọn.

Tùy chọn cho màu phối hợp

6. Nhấn nút Close để áp dụng hiệu ứng Gradient cho các slide đang chọn hoặc nhấn nút Apply to All để áp dụng hiệu ứng này cho toàn bài thuyết trình.

Hai slide áp dụng hiệu ứng màu nền Gradient

Xóa hình nền và màu nền đã áp dụng cho slide

Để xoá bỏ các màu nền, hiệu ứng màu nền Gradient, hình nền cho các slide. Bạn làm theo các bước sau:

1. Chọn các slide muốn xóa màu nền, hình nền, hiệu ứng màu nềnGradient

2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Reset Slide Background

Trả nền slide về kiểu mặc định

3. Làm việc với Slide Master

Slide master là slide nằm vị trí đầu tiên trong các slide master, nó chứa thông tin về theme và layout của một bài thuyết trình bao gồm nền slide, màu sắc, các hiệu ứng, kích thước và vị trí của các placeholder trên slide.

Mỗi bài thuyết trình có ít nhất một slide master. Điểm hữu ích chính khi sử dụng slide master là chúng ta có thể thay đổi toàn bộ kiểu dáng và thiết kế của bài thuyết trình rất nhanh chóng. Khi muốn một hình ảnh hay thông tin nào đó xuất hiện trên tất cả các slide thì nên thêm chúng trong slide master để tránh phải nhập các thông tin trùng lặp ở các slide.

Do các hiệu chỉnh và thay đổi trong slide master ảnh hưởng đến toàn bộ bài thuyết trình nên chúng ta chỉ thực hiện các hiệu chỉnh và thay đổi trong chế độ màn hình Slide Master.

Cửa sổ Slide Master

Để chuyển sang cửa sổ Slide Master, bạn vào ngăn View, nhóm Master Views và chọn Slide Master.

Chọn chế độ màn hình Slide Master

Sắp xếp và định dạng placeholder trên các slide master

Các bước thực hiện:

1. Chọn Slide master hoặc slide layout cần sắp xếp các placeholder. Ví dụ như bạn chọn Title Slide Layout

Title Slide Layout

2. Dùng chuột chọn placeholder và giữ trái chuột kéo đến vị trí khác theo nhu cầu. Để thay đổi kích thước placeholder, bạn di chuyển chuột đến vị trí một trong 8 nốt tròn xung quanh placeholder đang chọn. Sau đó giữ trái chuột và kéo lên, xuống, trái hoặc phải để điều chỉnh kích thước placeholder.

 

3. Định dạng lại font chữ và cở chữ cho placeholder, bạn vào ngăn Home

• Tại nhóm Font:bạn chọn lại font chữ là Verdana, chọn cở chữ là 54 và chọn kiểu chữ đậm.
• Tại nhóm Paragraph: giúp canh lề, thêm các ký hiệu đầu dòng, đánh số thứ tự,… cho các đoạn văn bản chứa trong placeholder.

Placeholder Master title

4. Thực hiện việc điều chỉnh tương tự cho tất cả các placeholder trên các slide master và slide layout nếu cần.

Thêm và xóa placeholder

Chúng ta sẽ tiếp tục việc điều chỉnh trên slide vừa rồi.Có nhiều kiểu placeholder trong PowerPoint như là content, text, picture, chart, …Tuy nhiên, chúng ta sẽ chỉ thực hành thêm một placeholder kiểu Picture để cho phép người dùng chèn một hình ảnh, logo,… vào trong slide khi biên soạn.

Các bước thực hiện:

1. Chọn Slide master hoặc slide layout bổ sung placeholder. Ví dụ như bạn chọn Title Slide Layout.
2. Trong ngăn Slide Master, đến nhóm Master Layout, chọn Insert Placeholder và chọn Picture.

Chọn placeholder Picture

3. Vẽ một placeholder với kích thước vừa phải trên cùng của slide. Placeholder Picture này sẽ xuất hiện khi bạn chèn thêm slide mới có layout là Title Slide trong quá trình biên soạn sau này.

Đặt placeholder mới trên slide

4. Muốn xóa placeholder nào thì bạn chọn nó và nhấn phím Delete trên bàn phím.

Chèn và xóa slide layout

Nếu nhận thấy các kiểu slide layout hiện có trong Slide master không đáp ứng đủ các kiểu bố cục khi biên soạn bài thuyết trình thì bạn có thể tạo thêm kiểu slide layout mới.

Các bước thực hiện

1. Chọn vị trí đặt slide layout mới trong danh mục slide layout
2. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Edit Master, chọn Insert Layout.

 

3. Tiến hành chèn các placeholder và sắp đặt chúng theo nhu cầu của mình. Ví dụ như bạn chèn vào 3 placeholder (2 Picture và 1 Text) và bố trí như sau.

Chèn và sắp xếp các placeholder trên slide

4. Đặt tên cho slide layout này bằng cách nhấp chuột vào nút Rename tại nhóm Edit Master trong ngăn Slide Master và đặt tên là “Two Picture & Text” trong hộp Layout name. Nhấn nút Rename để hoàn tất.

 

5. Khi đó, trong chế độ soạn thảo Normal View bạn có thể chèn slide mới với kiểu layout vừa tạo.

 

Chèn và xóa slide master

Một bài thuyết trình có tối thiểu một slide master, do vậy bạn có thể tạo thêm các slide master khác. Với nhiều slide master trong bài thuyết trình, chúng ta có thể áp dụng mỗi slide master cho mỗi chương hoặc phần trong bài thuyết trình của mình sau này.

Các bước thực hiện

1. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master để trờ lại cửa sổ Slide Master.
2. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Edit Master, chọn Insert Slide Master. Một Slide Master mặc định được chèn vào ngay sau slide master hiện có.

Chèn Slide Master

3. Có rất nhiều kiểu slide layout được chèn, bạn có thể xóa bớt các kiểu không sử dụng bằng cách chọn slide layout và nhấn Delete trên bàn phím để xóa.
4. Để xóa slide master và các slide layout vừa tạo thì bạn chọn slide master và nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa.

Áp dụng theme và nền cho slide master

Tương tự như áp dụng theme và background cho bài thuyết trình. Trong chế độ Slide Master, mỗi khi bạn áp dụng một kiểu theme thì PowerPoint tự động tạo thêm một Slide Master mới và với kiểu theme vừa chọn.

Các bước thực hiện:

1. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm EditTheme, chọn Themes.Ví dụ, bạn chọn kiểu theme là Apex.
2. Một Slide Master mới được thêm vào với kiểu theme vừa chọn.

Chọn theme mới và một Slide Master vừa thêm vào

3. Thay đổi màu nền cho slide, bạn vào Slide Master, đến nhóm Background, chọn Background Styles. Ví dụ, bạn chọn Style 9.

 

Thiết lập kích thước và chiều hướng của slide

Các bước thực hiên

1. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Page Setup, chọn Page Setup.Hộp thoại Page Setup xuất hiện.

2.  Tại Slide sized for, bạn chọn kích thước cho slide. Tùy theo màn hình mà bạn đang sử dụng mà bạn chọn kiểu thích hợp.

3. Tại Slides:

• Chọn Portrait nếu muốn slide nằm dọc
• Chọn Landscape nếu muốn slide nằm ngang (mặc định)

4. Tại Notes, handouts & outline chọn chiều hướng theo cách tương tự như slide.

Đóng cửa sổ slide master trở về chế độ soạn thảo

Để trở về màn hình soạn thảo bạn nhấp vào nút Close Master View trong ngăn Slide Master.

Đóng Slide Master

Làm việc với slide master: ·         Chúng ta nên tạo và thiết kế slide master trước khi bắt đầu biên soạn nội dung cho các slide vì khi đó các slide mà chúng ta chèn vào bài thuyết trình sẽ được kế thừa các định dạng, layout, hình ảnh,… từ slide master. ·         Nếu chúng ta tạo slide master sau khi đã xây dựng nội dung cho các slide thì có khả năng một số đối tượng trên slide sẽ không hoàn toàn tương thích với thiết kế của slide master. Khi đó, một số kiểu tính năng định dạng cho các đối tượng có thể bị lệch lạc cần phải điều chỉnh lại mất thời gian. ·         Chỉ nên thực hiện các thay đổi về thiết kế slide trong Slide Master.

4.  Định dạng văn bản

Ngoài cách định dạng cho các placeholder văn bản trong chế độ Slide Master để áp dụng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình. Chúng ta cũng có thể định dạng riêng lẻ cho một slide cụ thể nào đó với mục đích làmnổi bật thông tin trên slide.

Các bước thực hiện 

1. Dùng chuột quét chọn vùng văn bản trên slide cần định dạng. Ví dụ bạn sẽ định dạng văn bản trên slide 2.

Chọn văn bản cần định dạng

2. Chọn ngăn Home, nhóm Font. Bạn thực hiện các thay đổi sau:
   • Chọn lại Font chữ tại hộp Font thành kiểu Century
   • Nhập vào kích thước chữ là 32 tại hộp Font Size. Hoặc nhấp chuột vào nút Increase Font Size ( ) để tăng kích cở chữ và nhấn vào nút Decrease Font Size ( ) để giảm kích cở chữ.
   • Chọn màu vàng cho văn bản tại nút Font Color ( )

 

3. Qua nhóm Paragraph, bạn thực hiện các thay đổi sau:
   • Chọn nút Bullets ( ) và chọn kiểu là Star Bullets
   • Chọn vào nút Justify ( ) để canh đều văn bản
   • Chọn nút Line Spacing ( ) và chọn kiểu là 1.5

4. Chúng ta cũng có thể chuyển đổi hộp văn bản sang Smart Art nếu thấy cần thiết. Ví dụ chúng ta chuyển sang kiểu Vertical Bullet List. Bạn vào ngăn Home, nhóm Paragraph, chọn nút Convert to SmartArt và chọn kiểu Vertical Bullet List.

 

Sao chép định dạng

Chuyển sang slide 3 của bài thuyết trình, ví dụ ta sẽ định dạng hộp văn bản bên trái sau đó sẽ sao chép định dạng sang hộp văn bản bên phải.

Các bước thực hiện

1. Định dạng cho hộp văn bản bên trái như sau:

• Dòng đầu tiên chữ màu vàng, cở chữ 34, kiểu chữ in đậm và đổi kiểu bullet sang hình đầu mũi tên màu vàng (vào Bullets and Numbering… để chọn lại màu).
• Bốn dòng bên dưới chữ màu trắng, cở chữ 32 và đổi kiểu bullets sang hình ô vuông có màu trắng.

 

2. Chọn hộp văn bản bên trái, sau đó vào ngăn Home, nhóm Clipboard và kích chuột một lần vào nút Format Painter để sao chép định dạng vào bộ nhớ máy tính.

 

 Sao chép định dạng bằng Format Painter

3. Khi đó sẽ xuất hiện thêm biểu tượng cây cọ trên con trỏ chuột. bạn di chuyển chuột đến hộp văn bản bên phải và kích trái chuột.

 

Format Painter: Khi muốn sao chép định dạng của một đối tượng và áp dụng cho nhiều đối tượng thì bạn nhấp chuột hai lần lên nút Format Painter khi thực hiện lệnh sao chép định dạng.

 

---

---